Urlaubskürzung während der Elternzeit im Arbeitsrecht: Kostenlose Mustervorlage und rechtliche Hinweise

Ja. Denn nach § 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG kann der Arbeitgeber den Erholungsurlaub, der dem Arbeitnehmer für das jeweilige Urlaubsjahr zusteht, für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen.
Die gesetzliche Regelung trägt dem Umstand Rechnung, dass die Arbeitspflicht während einer vollständig genommenen Elternzeit ruht. Ohne die besondere Kürzungsmöglichkeit würden auch für diese Monate zunächst Urlaubsansprüche entstehen. Das Bundesarbeitsgericht hat bestätigt, dass die Kürzungsregelung mit dem Unionsrecht vereinbar ist.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, den Urlaub zu kürzen. § 17 BEEG räumt ihm ein Gestaltungsrecht ein. D.h. er kanndavon Gebrauch machen, muss es aber nicht.

Einordnung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Die gesetzliche Formulierung „kann kürzen“ ist wörtlich zu nehmen. Die Kürzung ist weder automatisch noch zwingend. Arbeitgeber sollten deshalb intern festlegen, ob das Kürzungsrecht grundsätzlich ausgeübt wird. Unterschiedliche Handhabungen bei vergleichbaren Beschäftigten führen schnell zu Rückfragen und können eine einheitliche Personalverwaltung erschweren.

Nein. Die bloße Inanspruchnahme der Elternzeit reduziert den Urlaub nicht automatisch.

Der Arbeitgeber muss sein Kürzungsrecht durch eine rechtsgeschäftliche Erklärung ausüben. Diese Erklärung muss dem Arbeitnehmer zugehen. Für ihn muss erkennbar sein, dass der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch gerade wegen der Elternzeit nach § 17 Abs. 1 BEEG reduzieren will.

Nicht ausreichend ist regelmäßig:
– lediglich eine niedrigere Urlaubszahl im HR-System zu hinterlegen,
– eine interne Mitteilung an die Entgeltabrechnung,
– eine bloße rechnerische Kürzung in einer Personalübersicht,
– den Urlaub ohne Erläuterung in einer Entgeltabrechnung niedriger auszuweisen.

Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die bloße Angabe einer Urlaubszahl in der Entgeltabrechnung ohne weitere Anhaltspunkte regelmäßig keine wirksame Kürzungserklärung darstellt.

Der Arbeitgeber kann die Kürzung erklären:

– nach Eingang des konkreten Elternzeitverlangens,
– vor Beginn der Elternzeit,
– während der laufenden Elternzeit,
– nach Beendigung der Elternzeit,
– spätestens jedoch vor der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Eine vorsorgliche Kürzung, bevor der Arbeitnehmer überhaupt eine konkrete Elternzeit verlangt hat, ist nicht ausreichend. Erst durch das Elternzeitverlangen steht fest, für welches Kind und welchen Zeitraum das Kürzungsrecht ausgeübt werden kann.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Erklärung?
Aus Arbeitgebersicht ist es regelmäßig sinnvoll, die Kürzung gemeinsam mit oder unmittelbar nach der Bestätigung der Elternzeit zu erklären.

Zu diesem Zeitpunkt sind normalerweise bekannt:

– Beginn und Ende der Elternzeit,
– die betroffenen Kalenderjahre,
– die vollen Kalendermonate,
– eine geplante Elternteilzeit,
– der arbeitsvertragliche Urlaubsanspruch.

Eine frühzeitige Erklärung vermeidet, dass das Kürzungsrecht beim späteren Austritt des Arbeitnehmers übersehen wird.

Empfehlung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Ich empfehle, die Bestätigung der Elternzeit und die Urlaubskürzung in einem Schreiben klar voneinander abzugrenzen.

Im ersten Abschnitt wird der Zeitraum der Elternzeit bescheinigt. In einem zweiten, ausdrücklich überschriebenen Abschnitt erklärt der Arbeitgeber die Kürzung nach § 17 Abs. 1 BEEG. Dadurch bleibt nachvollziehbar, welche Erklärung nur dokumentierenden Charakter hat und welche Erklärung den Urlaubsanspruch rechtlich verändert.

Das Gesetz schreibt für die Kürzungserklärung keine besondere Form vor. Sie kann grundsätzlich ausdrücklich oder unter engen Voraussetzungen auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen.

Aus Beweisgründen sollte die Kürzung jedoch stets schriftlich oder in einer dauerhaft dokumentierbaren Textform erklärt werden.

Geeignet sind beispielsweise:

– ein unterschriebenes Schreiben,
– eine eindeutig formulierte PDF-Bestätigung,
– eine nachweisbar zugegangene E-Mail,
– ein dokumentierter digitaler HR-Workflow.

Ein Firmenstempel ist nicht erforderlich. Der Arbeitnehmer muss der Kürzung auch nicht zustimmen oder die Erklärung gegenzeichnen.

Der Arbeitgeber sollte aber nachweisen können:
1. welchen Inhalt die Erklärung hatte,
2. wann sie übermittelt wurde und
3. dass sie dem Arbeitnehmer zugegangen ist.

Die Kürzung ist nur für volle Kalendermonate der Elternzeit zulässig.
Ein voller Kalendermonat liegt vor, wenn die Elternzeit vom ersten bis zum letzten Tag dieses Monats besteht.

Beispiel: Elternzeit beginnt im laufenden Monat
Die Elternzeit beginnt am 15. März und endet am 14. September.

Volle Kalendermonate sind:

April,
Mai,
Juni,
Juli,
August.

März und September sind keine vollen Kalendermonate. Für sie darf der Urlaub nicht nach § 17 Abs. 1 BEEG gekürzt werden.

Beispiel: Elternzeit beginnt am Monatsersten
Die Elternzeit beginnt am 1. April und endet am 30. September.
In diesem Fall liegen sechs volle Kalendermonate vor. Der Jahresurlaub kann für dieses Urlaubsjahr um sechs Zwölftel gekürzt werden.

Jahresübergreifende Elternzeit
Erstreckt sich die Elternzeit über mehrere Kalenderjahre, ist die Kürzung für jedes Urlaubsjahr gesondert zu berechnen.

Bei einer Elternzeit vom 1. November 2026 bis zum 30. April 2027 können berücksichtigt werden:
für 2026: November und Dezember, somit zwei Zwölftel,
für 2027: Januar bis April, somit vier Zwölftel.

Die Grundformel lautet:
Jahresurlaub × volle Kalendermonate der Elternzeit ÷ 12
Berechnungsbeispiel 1: Elternzeit für das gesamte Kalenderjahr
Der Arbeitnehmer hat einen jährlichen Urlaubsanspruch von 30 Arbeitstagen und befindet sich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember vollständig in Elternzeit.

Berechnung:
30 Urlaubstage × 12 ÷ 12 = 30 Urlaubstage Kürzung
Für dieses Kalenderjahr verbleibt nach wirksamer Kürzung kein Urlaubsanspruch.
Berechnungsbeispiel 2: Elternzeit für fünf volle Kalendermonate
Der Arbeitnehmer hat 30 Urlaubstage. Die Elternzeit dauert vom 15. März bis zum 14. September.
Volle Kalendermonate sind April bis August, also fünf Monate.

Berechnung:
30 Urlaubstage × 5 ÷ 12 = 12,5 Urlaubstage Kürzung
Es verbleiben 17,5 Urlaubstage.
Bruchteile von Urlaubstagen, die durch eine Kürzung nach § 17 BEEG entstehen, sind nicht automatisch nach § 5 Abs. 2 BUrlG auf volle Tage aufzurunden. Das Bundesarbeitsgericht erkennt ausdrücklich auch bruchteilige Urlaubsansprüche an.

Berechnungsbeispiel 3: Jahresübergreifende Elternzeit
Der Jahresurlaub beträgt 30 Arbeitstage. Die Elternzeit dauert vom 1. November 2026 bis zum 30. April 2027.
Für 2026:
30 × 2 ÷ 12 = 5 Urlaubstage Kürzung
Für 2027:
30 × 4 ÷ 12 = 10 Urlaubstage Kürzung
Die Erklärung sollte die Berechnung für beide Kalenderjahre getrennt ausweisen.

Grundsätzlich ja.
Das Kürzungsrecht kann neben dem gesetzlichen Mindesturlaub auch einen darüber hinausgehenden arbeitsvertraglichen Mehrurlaub erfassen. Das gilt jedenfalls dann, wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung für den Mehrurlaub keine abweichende, für den Arbeitnehmer günstigere Regelung enthalten.

Vor der Berechnung sollten Arbeitgeber deshalb prüfen:

– Wie hoch ist der gesetzliche Mindesturlaub?
– Wie viel vertraglicher Mehrurlaub wird gewährt?
– Unterscheidet der Arbeitsvertrag ausdrücklich zwischen beiden Urlaubsarten?
– Enthält der Vertrag eine besondere Kürzungs- oder Verfallsregelung?
– Gilt ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung?

Praxis-Hinweis von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Viele Arbeitsverträge nennen nur eine einheitliche Gesamtzahl von Urlaubstagen. In diesen Fällen wird der vertragliche Mehrurlaub regelmäßig genauso behandelt wie der gesetzliche Urlaub.
Enthält der Vertrag dagegen ein eigenständiges Regelungssystem für den Mehrurlaub, muss dieses vorrangig geprüft werden. Die Vorlage sollte deshalb nicht ungeprüft von einem einheitlichen Urlaubsanspruch ausgehen.

ier muss danach unterschieden werden, bei welchem Arbeitgeber die Teilzeittätigkeit ausgeübt wird.

Teilzeit beim bisherigen Arbeitgeber
Arbeitet der Arbeitnehmer während der Elternzeit beim bisherigen Arbeitgeber in Teilzeit, darf dieser den Urlaub für diese Monate nicht nach § 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG um ein Zwölftel kürzen. Das Gesetz schließt die Kürzung ausdrücklich aus.

Der Urlaubsanspruch richtet sich dann nach der tatsächlichen Verteilung der Arbeitstage. Wird beispielsweise nicht mehr an fünf, sondern nur noch an drei Tagen pro Woche gearbeitet, ist der Urlaub grundsätzlich auf die neue Zahl der regelmäßigen Arbeitstage umzurechnen. Bei einem Wechsel innerhalb des Kalenderjahres sind die Zeiträume grundsätzlich getrennt zu betrachten.

Teilzeit bei einem anderen Arbeitgeber
Arbeitet der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei einem anderen Arbeitgeber oder selbstständig, kann der bisherige Arbeitgeber den bei ihm entstehenden Urlaub weiterhin nach § 17 BEEG kürzen.
Beim anderen Arbeitgeber entsteht für die dortige Teilzeittätigkeit grundsätzlich ein eigener Urlaubsanspruch.

Wechsel zwischen vollständiger Elternzeit und ElternteilzeitWird in einzelnen Monaten vollständig ausgesetzt und in anderen Monaten beim bisherigen Arbeitgeber in Teilzeit gearbeitet, muss die Berechnung monats- und zeitabschnittsbezogen erfolgen.
Eine Kürzung nach § 17 BEEG kommt nur für volle Kalendermonate in Betracht, in denen das Arbeitsverhältnis wegen der Elternzeit vollständig ruht.

Ja. Das ist aus organisatorischer Sicht ziemlich sinnvoll.
Die beiden Erklärungen sollten jedoch klar getrennt werden:
Abschnitt 1: Bestätigung der Elternzeit
Hier werden Eingang, Beginn, Ende und gegebenenfalls mehrere Zeitabschnitte der Elternzeit bescheinigt.
Abschnitt 2: Kürzung des Urlaubs
Hier erklärt der Arbeitgeber ausdrücklich, dass er den Urlaub nach § 17 Abs. 1 BEEG für die bezeichneten vollen Kalendermonate um ein Zwölftel kürzt.
Die konkrete Berechnung sollte entweder unmittelbar aufgenommen oder in einer übersichtlichen Anlage dargestellt werden.
Interne Verlinkung: Bestätigung der Elternzeit für Arbeitgeber

§ 17 BEEG: Urlaub während der Elternzeit
§ 15 BEEG: Anspruch auf Elternzeit und Teilzeittätigkeit
§ 7 BUrlG: Zeitpunkt, Übertragung und Abgeltung des Urlaubs
§ 5 BUrlG: Teilurlaub und Rundung
§ 24 MuSchG: Urlaubsanspruch bei Beschäftigungsverboten
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Mai 2015, Az. 9 AZR 725/13
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 23. Januar 2018, Az. 9 AZR 200/17
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. März 2019, Az. 9 AZR 362/18
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. März 2019, Az. 9 AZR 495/17
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 5. Juli 2022, Az. 9 AZR 341/21
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16. April 2024, Az. 9 AZR 165/23