Bestätigung der Elternzeit im Arbeitsrecht: Kostenlose Mustervorlage

Mit der Elternzeitbestätigung dokumentiert der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer für einen bestimmten Zeitraum Elternzeit verlangt hat.

§ 16 Abs. 1 BEEG verpflichtet den Arbeitgeber ausdrücklich, die Elternzeit zu bescheinigen. Eine solche Bescheinigung ist auch deshalb relevant, weil ein neuer Arbeitgeber bei einem Arbeitgeberwechsel einen Nachweis über bereits in Anspruch genommene Elternzeit verlangen kann.

Die Bestätigung hat vor allem eine Nachweis- und Klarstellungsfunktion. Sie sollte eindeutig erkennen lassen:

– wann die Erklärung des Arbeitnehmers eingegangen ist,
– für welches Kind Elternzeit verlangt wurde,
– wann die Elternzeit beginnt,
– wann die Elternzeit endet,
– ob sie auf mehrere Abschnitte verteilt ist.

Ist die Elternzeitbestätigung eine Genehmigung?

Nein. Denn die Elternzeit ist ein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlte Freistellung von der Arbeit. Arbeitnehmer können pro Kind bis zu drei Jahre Elternzeit verlangen. Bis zu 24 Monate können in den Zeitraum zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr des Kindes gelegt werden.
Der Arbeitgeber entscheidet daher im Regelfall nicht frei darüber, ob er Elternzeit „bewilligt“. Seine Bestätigung dokumentiert, dass und für welchen Zeitraum die Elternzeit beansprucht wurde.
Formulierungen wie:

„Hiermit genehmigen wir Ihre Elternzeit“

sind deshalb weniger präzise als:

„Hiermit bestätigen wir die von Ihnen verlangte Elternzeit für den Zeitraum vom … bis …“

Einordnung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Die Wortwahl wirkt zunächst nebensächlich, kann aber später entscheidend werden. Wird in einer Arbeitgeberbestätigung pauschal alles „genehmigt“, obwohl das Schreiben zusätzlich einen Teilzeitantrag oder eine Verlängerung enthält, kann unklar werden, auf welche Punkte sich die Zustimmung bezog.

Ich empfehle deshalb, die Elternzeit, eine Teilzeittätigkeit und sonstige Änderungswünsche klar voneinander zu trennen. Bestätigt werden sollte nur das, was rechtlich geprüft und tatsächlich erklärt werden soll.

Ja. Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Elternzeit zu bescheinigen. § 16 BEEG enthält hierfür allerdings keine gesonderte Frist und verlangt keinen Firmenstempel.

Aus Beweis- und Organisationsgründen sollte die Bestätigung zeitnah in einem dauerhaft dokumentierbaren Format erteilt werden. Geeignet sind insbesondere:

– ein unterschriebenes Schreiben,
– eine PDF-Bestätigung,
– eine eindeutig zuordenbare E-Mail,
– ein dokumentierter HR-Workflow mit abrufbarer Bestätigung.

Ein Firmenstempel ist keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Bescheinigung. Auch eine Empfangsbestätigung des Arbeitnehmers ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Der Arbeitgeber sollte jedoch dokumentieren können, dass die Bestätigung übermittelt wurde.

Das BEEG schreibt kein vollständiges Formular vor. Die Bestätigung sollte aber so konkret sein, dass spätere Unklarheiten über Beginn, Ende und Umfang der Elternzeit vermieden werden.

Name des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer sollte mit vollständigem Namen bezeichnet werden. Bei größeren Unternehmen können zusätzlich Personalnummer oder Organisationseinheit aufgenommen werden.

Name und Geburtsdatum des Kindes
Die Elternzeit muss einem konkreten Kind zugeordnet werden können. Dies ist insbesondere bei mehreren Kindern, sich überschneidenden Elternzeiten oder einem späteren Arbeitgeberwechsel wichtig.

Eingangsdatum des Elternzeitverlangens
Der Arbeitgeber sollte bestätigen, wann die Erklärung eingegangen ist. Das Eingangsdatum ist unter anderem für die Prüfung der sieben- beziehungsweise dreizehnwöchigen Anmeldefrist und des besonderen Kündigungsschutzes relevant.

Genaue Dauer der Elternzeit
Beginn und Ende sollten als konkrete Kalendertage angegeben werden.
Nicht ausreichend klar wäre beispielsweise:

„Wir bestätigen Ihre Elternzeit für zwei Jahre.“

Besser ist:
„Wir bestätigen die von Ihnen verlangte Elternzeit für den Zeitraum vom 15. September 2026 bis einschließlich 14. September 2028.“

Mehrere Elternzeitabschnitte
Wurde die Elternzeit in mehrere Abschnitte aufgeteilt, sollte jeder Zeitraum einzeln aufgeführt werden.
Jeder Elternteil kann seine Elternzeit grundsätzlich auf drei Zeitabschnitte verteilen. Weitere Abschnitte bedürfen der Zustimmung des Arbeitgebers.

Voraussichtliche Rückkehr
Zur betrieblichen Planung kann ergänzend festgehalten werden, an welchem Tag die Arbeitsleistung nach dem Ende der Elternzeit voraussichtlich wieder aufgenommen wird.

Dabei sollte nicht vorschnell eine bestimmte Tätigkeit, ein bestimmter Arbeitsplatz oder eine dauerhafte Teilzeit zugesagt werden, wenn dies noch nicht abschließend geprüft wurde.

Elternteilzeit nur bei gesonderter Regelung
Soll der Arbeitnehmer während der Elternzeit in Teilzeit arbeiten, sollte die Bestätigung klar unterscheiden:
– Elternzeit als Freistellungszeitraum,
– vereinbarte oder beantragte Wochenarbeitszeit,
– Beginn und Ende der Elternteilzeit,
– Verteilung der Arbeitszeit,
– Vergütung,
– Rückkehr zur bisherigen Arbeitszeit nach Ende der Elternzeit.

Arbeitnehmer müssen Elternzeit grundsätzlich rechtzeitig vom Arbeitgeber verlangen:

– spätestens sieben Wochen vor Beginn einer Elternzeit bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes,
– spätestens 13 Wochen vor Beginn einer Elternzeit zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr des Kindes.

Bei dringenden Gründen kann ausnahmsweise eine angemessen kürzere Frist ausreichen.

Was gilt für die Mutter nach der Geburt?
Will die Mutter unmittelbar nach der regulären achtwöchigen Mutterschutzfrist Elternzeit nehmen, kann sie grundsätzlich noch innerhalb der ersten Woche nach der Geburt die siebenwöchige Anmeldefrist einhalten.

Verlängert sich die Mutterschutzfrist, beispielsweise nach einer Frühgeburt, verschiebt sich auch der mögliche Beginn der Elternzeit entsprechend.

In der Bestätigung sollte deshalb nicht nur auf den errechneten Geburtstermin abgestellt werden. Maßgeblich sind das tatsächliche Geburtsdatum und das tatsächliche Ende der Mutterschutzfrist.

Seit dem 1. Mai 2025 muss zwischen zwei Rechtslagen unterschieden werden.

Kinder, die ab dem 1. Mai 2025 geboren oder aufgenommen wurden
Für diese Kinder kann die Elternzeit in Textform verlangt werden. Damit genügt grundsätzlich auch eine E-Mail oder eine andere lesbare Erklärung, aus der die Person des Erklärenden hervorgeht. Eine eigenhändige Originalunterschrift ist nicht mehr zwingend erforderlich.

Kinder, die vor dem 1. Mai 2025 geboren oder aufgenommen wurden
Für diese Kinder gilt grundsätzlich weiterhin die bis zum 30. April 2025 geltende Rechtslage. Danach musste das Elternzeitverlangen schriftlich im Sinne des § 126 BGB erklärt und eigenhändig unterschrieben werden. Eine E-Mail oder ein Fax genügte nicht.

Praxis-Hinweis von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Die Personalabteilung sollte nicht nur auf das Eingangsdatum der Erklärung schauen. Entscheidend ist das Geburts- oder Aufnahmedatum des Kindes.

Bei älteren Kindern kann ein ausschließlich per E-Mail übermitteltes Elternzeitverlangen weiterhin formunwirksam sein. Bei ab Mai 2025 geborenen Kindern sollte eine E-Mail dagegen nicht allein wegen fehlender Unterschrift zurückgewiesen werden.

Wird Elternzeit für einen Zeitraum vor dem dritten Geburtstag des Kindes verlangt, muss der Arbeitnehmer gleichzeitig erklären, für welche Zeiträume innerhalb der folgenden zwei Jahre Elternzeit genommen werden soll. Dieser Zweijahreszeitraum wird als Bindungszeitraum bezeichnet.

Der Arbeitgeber soll dadurch frühzeitig planen können, ob und für welchen Zeitraum beispielsweise:

– eine Elternzeitvertretung eingestellt wird,
– Aufgaben vorübergehend verteilt werden,
– ein befristeter Arbeitsvertrag geschlossen wird,
– eine Teilzeitlösung organisiert wird.

Hat sich der Arbeitnehmer innerhalb des Bindungszeitraums zunächst nur für einen Teilzeitraum festgelegt, kann eine nachträgliche Verlängerung für den noch offenen Teil grundsätzlich die Zustimmung des Arbeitgebers erfordern.

Bei einer Mutter, die Elternzeit unmittelbar nach der Mutterschutzfrist nimmt, wird die nachgeburtliche Mutterschutzfrist auf den Zweijahreszeitraum angerechnet.

Im Regelfall darf der Arbeitgeber eine ordnungsgemäß verlangte Elternzeit nicht ablehnen.
Ausnahmen gelten insbesondere in folgenden Fällen:

– Die gesetzlichen Anspruchsvoraussetzungen liegen nicht vor.
– Die vorgeschriebene Form wurde nicht eingehalten.
– Es werden mehr als drei Zeitabschnitte verlangt und der Arbeitgeber stimmt nicht zu.
– Ein dritter Elternzeitabschnitt soll vollständig zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr liegen.
– Innerhalb des Bindungszeitraums soll die ursprünglich festgelegte Elternzeit nachträglich geändert oder verlängert werden.

Ablehnung eines dritten Elternzeitabschnitts
Liegt ein dritter Zeitabschnitt vollständig zwischen dem dritten und achten Geburtstag des Kindes, kann der Arbeitgeber diesen aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen.
Die Ablehnung muss innerhalb von acht Wochen nach Zugang des Elternzeitverlangens erfolgen.
Ein erster oder zweiter Elternzeitabschnitt kann nicht allein aus betrieblichen Gründen verweigert werden.

Mehr als drei Elternzeitabschnitte
Eine Verteilung auf mehr als drei Abschnitte ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich.
Die Zustimmung sollte nicht unbeabsichtigt durch eine zu weit formulierte Standardbestätigung erklärt werden.

Nicht ohne gesonderte Prüfung.

Elternzeit und Elternteilzeit sind rechtlich verschiedene Themen. Ein Arbeitnehmer kann Elternzeit verlangen und gleichzeitig beantragen, während dieser Zeit mit reduzierter Arbeitszeit weiterzuarbeiten.

Während der Elternzeit ist grundsätzlich eine Erwerbstätigkeit von höchstens 32 Wochenstunden im Durchschnitt des Monats zulässig.

Ein gesetzlicher Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit besteht insbesondere dann, wenn:
-das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht,
– der Arbeitgeber regelmäßig mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt,
– die Verringerung für mindestens zwei Monate verlangt wird,
– die Arbeitszeit grundsätzlich zwischen 15 und 32 Wochenstunden liegen soll,
– keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen.

Die Ablehnung eines Elternteilzeitantrags muss innerhalb der gesetzlichen Frist in Textform begründet werden. Reagiert der Arbeitgeber bei den vom Gesetz erfassten neueren Geburten nicht rechtzeitig, kann die Zustimmung fingiert werden.

Empfehlung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Enthält ein Schreiben sowohl ein Elternzeitverlangen als auch einen Teilzeitantrag, sollten Arbeitgeber nicht lediglich eine allgemeine „Elternzeitbestätigung“ versenden.

Die Antwort sollte klar trennen:
1. Welche Elternzeit wird bescheinigt?
2. Wird die Teilzeit bereits vereinbart?
3.Besteht noch Prüfungs- oder Gesprächsbedarf?
4. Welche Arbeitszeit und Verteilung sollen konkret gelten?

Eine unklare Gesamtbestätigung kann dazu führen, dass später über Umfang oder Lage der Arbeitszeit gestritten wird.

Der Arbeitgeber kann den Jahresurlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen. Die Kürzung tritt jedoch nicht automatisch ein. Sie setzt eine eindeutige Erklärung des Arbeitgebers voraus.

Die Kürzungsmöglichkeit gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer während der Elternzeit bei demselben Arbeitgeber Teilzeitarbeit leistet.

Kann die Urlaubskürzung in die Elternzeitbestätigung aufgenommen werden?
Ja, eine wirksame Kürzungserklärung kann grundsätzlich mit der Bestätigung verbunden werden. Sie muss aber eindeutig erkennen lassen, dass der Arbeitgeber von seinem Kürzungsrecht Gebrauch macht.

Eine bloße Information wie:

„Ihr Urlaub reduziert sich entsprechend den gesetzlichen Vorschriften“

ist unnötig unklar.

Besser ist eine konkrete Erklärung unter Angabe der betroffenen Urlaubsjahre und des Kürzungsumfangs. Da für die Urlaubskürzung eigene Voraussetzungen gelten, empfehle ich eine gesonderte Erklärung oder zumindest einen klar abgegrenzten Abschnitt.

Interne Verlinkung: Mustervorlage zur Kürzung des Urlaubs während der Elternzeit

Der besondere Kündigungsschutz beginnt mit dem wirksamen Elternzeitverlangen, jedoch:

– frühestens acht Wochen vor Beginn einer Elternzeit vor dem dritten Geburtstag des Kindes,
– frühestens 14 Wochen vor Beginn einer Elternzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag.

Während der Elternzeit darf der Arbeitgeber grundsätzlich nicht kündigen. Eine Kündigung kommt nur in besonderen Ausnahmefällen und nach vorheriger Zulässigkeitserklärung der zuständigen Behörde in Betracht.
Das Bundesarbeitsgericht hat im Juni 2026 klargestellt, dass der vorwirkende Kündigungsschutz bei mehreren angemeldeten Elternzeitabschnitten grundsätzlich vor jedem einzelnen Abschnitt neu eingreifen kann. Das gilt auch, wenn mehrere Abschnitte bereits in einem einzigen Schreiben verlangt wurden.

Praxis-Hinweis von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Das Eingangsdatum des Elternzeitverlangens gehört deshalb zwingend in die Personalakte. Es kann später für die Frage entscheidend sein, ob bei einer Kündigung bereits besonderer Kündigungsschutz bestand.
Gerade bei mehreren Elternzeitabschnitten darf HR nicht davon ausgehen, dass der Kündigungsschutz nur vor dem ersten Abschnitt relevant ist.

Ob der Arbeitnehmer die Elternzeit einseitig verlängern kann, hängt insbesondere davon ab, ob der Zweijahres-Bindungszeitraum noch läuft.

Innerhalb dieses Bindungszeitraums bedarf eine Verlängerung grundsätzlich der Zustimmung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber hat seine Entscheidung nach billigem Ermessen zu treffen.

Außerhalb des Bindungszeitraums kann noch verfügbare Elternzeit grundsätzlich unter Beachtung der gesetzlichen Fristen erneut verlangt werden. Eine Verlängerung sollte nicht lediglich durch Übersendung einer geänderten Bestätigung umgesetzt werden.

Zunächst ist zu prüfen:

– ob noch Elternzeit verfügbar ist,
– ob der Bindungszeitraum betroffen ist,
– ob ein weiterer Zeitabschnitt entsteht,
– ob die Zustimmung des Arbeitgebers erforderlich ist,
– ob die sieben- oder dreizehnwöchige Frist eingehalten wurde.

Eine bereits festgelegte Elternzeit kann grundsätzlich nur mit Zustimmung des Arbeitgebers vorzeitig beendet werden.

Besondere Regelungen gelten unter anderem:

– bei der Geburt eines weiteren Kindes,
– bei besonderen Härtefällen,
– zur Inanspruchnahme neuer Mutterschutzfristen,
– beim Tod des betreuten Kindes.

Bei besonderen Härtefällen oder der Geburt eines weiteren Kindes kann der Arbeitgeber die vorzeitige Beendigung nur innerhalb von vier Wochen und nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Die Beendigung für neu einsetzende Mutterschutzfristen kann die Arbeitnehmerin grundsätzlich ohne Zustimmung erklären; eine rückwirkende Beendigung ist jedoch nicht möglich.

Auch hier sollte eine neue Arbeitgeberbestätigung erst nach Prüfung der konkreten Voraussetzungen erteilt werden.

Mit dem Ende der Elternzeit leben die bisherigen Hauptpflichten aus dem Arbeitsvertrag grundsätzlich wieder auf.

Der Arbeitnehmer arbeitet damit regelmäßig wieder mit der vor der Elternzeit vereinbarten Arbeitszeit. Eine nur für die Elternzeit vereinbarte Teilzeit endet grundsätzlich gemeinsam mit ihr.

Ob der Arbeitnehmer auf exakt denselben Arbeitsplatz zurückkehrt, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag und dem Direktionsrecht des Arbeitgebers. Eine Versetzung kann möglich sein, wenn sie vom Vertrag gedeckt, gleichwertig und nach billigem Ermessen zumutbar ist.

Die Elternzeitbestätigung sollte deshalb nicht ohne Prüfung zusagen:

– dass derselbe konkrete Arbeitsplatz erhalten bleibt,
– dieselbe Führungskraft zuständig bleibt,
– dass dauerhaft in Teilzeit weitergearbeitet wird,
– dass ein bestimmter Arbeitsort unverändert bleibt.

§ 15 BEEG: Anspruch auf Elternzeit und Erwerbstätigkeit während der Elternzeit
§ 16 BEEG: Inanspruchnahme und Bescheinigung der Elternzeit
§ 17 BEEG: Urlaub während der Elternzeit
§ 18 BEEG: besonderer Kündigungsschutz
§ 21 BEEG: Befristung einer Elternzeitvertretung
§ 28 BEEG: Übergangsvorschriften
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 10. Mai 2016, Az. 9 AZR 145/15
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 18. Oktober 2011, Az. 9 AZR 315/10
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. März 2019, Az. 9 AZR 495/17
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 18. Juni 2026, Az. 2 AZR 213/25