Abmahnung im Arbeitsrecht: Kostenlose Mustervorlage und rechtliche Hinweise

Eine Abmahnung kommt in Betracht, wenn ein Arbeitnehmer eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt hat und sein Verhalten grundsätzlich steuern kann. Eine gesetzliche Regelung zur Abmahnung gibt es nicht. Vielmehr wurde sie von der Rechtsprechung entwickelt.

Typische Anlässe sind beispielsweise:

– unentschuldigtes oder wiederholtes Zuspätkommen,
– unentschuldigtes Fehlen,
– Missachtung zulässiger Arbeitsanweisungen,
– Verstöße gegen Anzeige- oder Nachweispflichten bei Arbeitsunfähigkeit,
– unerlaubte Privatnutzung betrieblicher Arbeitsmittel,
– unangemessenes Verhalten gegenüber Kollegen, Kunden oder Vorgesetzten,
– Verstöße gegen Arbeitszeit-, Sicherheits- oder Compliance-Regelungen,
– nicht genehmigte Nebentätigkeiten,
– wiederholte Verstöße gegen betriebliche Vorgaben.

Nicht jede Unzufriedenheit mit einem Arbeitnehmer rechtfertigt eine Abmahnung. Reine Leistungsschwankungen, krankheitsbedingte Einschränkungen oder ein Verhalten, das der Arbeitnehmer nicht beeinflussen kann, müssen von einem vorwerfbaren Pflichtverstoß abgegrenzt werden.

Einschätzung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Eine Abmahnung sollte weder reflexartig noch aus dem ersten Ärger über einen Vorfall ausgesprochen werden. Sie ist dann sinnvoll, wenn der Sachverhalt geklärt ist, ein konkreter Pflichtverstoß vorliegt und der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine ernsthafte Möglichkeit zur Verhaltensänderung geben möchte.

Ich empfehle Arbeitgebern, zunächst die Tatsachen und Beweismittel zusammenzutragen und erst anschließend das Schreiben zu formulieren. Eine Abmahnung, die auf Vermutungen oder einer einseitigen Darstellung beruht, kann die Position des Arbeitgebers später erheblich schwächen.

Eine arbeitsrechtliche Abmahnung muss dem Arbeitnehmer deutlich machen:

1. welches konkrete Verhalten der Arbeitgeber beanstandet,
2. gegen welche arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen wurde,
3. welches Verhalten künftig erwartet wird,
4. dass bei einem vergleichbaren erneuten Verstoß der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

Die Rechtsprechung verlangt nicht, dass das künftig zu unterlassende Verhalten abstrakt und losgelöst vom konkreten Vorfall beschrieben wird. Der Arbeitnehmer muss aber erkennen können, was ihm vorgeworfen wird und welche Folgen ein Wiederholungsfall haben kann.

Rügefunktion
Der Arbeitgeber muss den konkreten Pflichtverstoß eindeutig beanstanden. Allgemeine Formulierungen wie „Sie verhalten sich unzuverlässig“ oder „Ihre Arbeitsleistung ist nicht zufriedenstellend“ reichen regelmäßig nicht.

Hinweisfunktion
Der Arbeitnehmer muss erkennen können, welche arbeitsvertragliche Pflicht betroffen ist und welches Verhalten künftig von ihm erwartet wird.

Warnfunktion
Für den Wiederholungsfall müssen Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses angekündigt werden. Fehlt diese Warnung, handelt es sich häufig nur um eine Ermahnung oder einen Hinweis, nicht aber um eine kündigungsrechtlich relevante Abmahnung.

Eine Abmahnung sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

Genaue Beschreibung des Vorfalls
Der Sachverhalt sollte möglichst konkret dargestellt werden:

– Datum,
– Uhrzeit,
– Ort,
– beteiligte Personen,
– konkrete Handlung oder Unterlassung,
– gegebenenfalls vorangegangene Anweisungen.

Nicht ausreichend wäre beispielsweise:
„Sie sind in letzter Zeit häufig zu spät gekommen.„

Konkreter wäre:
„Sie haben Ihre Arbeit am 3., 8. und 14. Juli 2026 jeweils erst um 9:20 Uhr, 9:17 Uhr und 9:31 Uhr aufgenommen, obwohl Ihre vereinbarte Arbeitszeit um 9:00 Uhr beginnt.„

Benennung der Pflichtverletzung
Der Arbeitgeber sollte erklären, welche arbeitsvertragliche Pflicht durch das Verhalten verletzt wurde.

Ausdrückliche Beanstandung
Aus dem Schreiben muss eindeutig hervorgehen, dass der Arbeitgeber das Verhalten nicht akzeptiert.

Aufforderung zur Verhaltensänderung
Es sollte konkret beschrieben werden, welches Verhalten künftig erwartet wird.

Kündigungsrechtliche Warnung
Der Arbeitnehmer muss erkennen können, dass ein erneuter vergleichbarer Pflichtverstoß zu weiteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zur Kündigung führen kann.

1. Sachverhalt vollständig aufklären
Arbeitgeber sollten zunächst klären, was tatsächlich geschehen ist. Dazu können Gespräche mit dem Arbeitnehmer, Vorgesetzten und möglichen Zeugen erforderlich sein.

2. Pflichtverletzung rechtlich einordnen
Nicht jedes unerwünschte Verhalten ist zugleich ein arbeitsvertraglicher Pflichtverstoß. Zu prüfen ist insbesondere, ob der Arbeitnehmer das Verhalten steuern konnte und ob die zugrunde liegende Anweisung oder Regelung wirksam war.

3. Beweismittel sichern
E-Mails, Arbeitszeitaufzeichnungen, Gesprächsnotizen, Dokumente und Zeugenaussagen sollten gesichert werden. Der Arbeitgeber trägt im Streitfall das Risiko, dass sich der abgemahnte Vorwurf nicht beweisen lässt.

4. Geeignete Reaktion auswählen
Je nach Schwere und Umständen des Vorfalls kann ein Hinweis, ein Personalgespräch, eine Ermahnung, eine Abmahnung oder in besonders schweren Fällen eine Kündigung in Betracht kommen.

5. Abmahnung nachweisbar übergeben
Die Übergabe sollte dokumentiert werden. Der Arbeitnehmer kann den Erhalt bestätigen, ohne damit die inhaltliche Richtigkeit der Abmahnung anzuerkennen.

Praxis-Hinweis von Arbeitsrechtexpertin Livia Merla
Arbeitgeber sollten bereits vor der Übergabe überlegen, welche Konsequenz sie bei einem erneuten vergleichbaren Verstoß tatsächlich ziehen wollen.

Wer wegen desselben Verhaltens immer wieder neue Abmahnungen ausspricht, ohne die zuvor angekündigten Konsequenzen umzusetzen, kann die Warnwirkung abschwächen. Das Bundesarbeitsgericht berücksichtigt bei der Bewertung ausdrücklich, ob zahlreiche folgenlose Abmahnungen die Ernsthaftigkeit der Kündigungsandrohung infrage stellen.

1. Der Vorwurf ist zu pauschal
Formulierungen wie „mangelnde Motivation“, „schlechtes Verhalten“ oder „unzureichende Zusammenarbeit“ lassen nicht erkennen, welcher konkrete Vorgang abgemahnt wird.

2. Der Sachverhalt ist nicht beweisbar
Eine Abmahnung sollte nicht allein auf Vermutungen, Gerüchten oder ungeprüften Aussagen beruhen.

3. Die verletzte Pflicht bleibt unklar
Der Arbeitnehmer muss verstehen können, warum sein Verhalten aus Sicht des Arbeitgebers vertragswidrig war.

4. Die Warnung fehlt
Wird lediglich eine Pflichtverletzung kritisiert, ohne Konsequenzen für einen Wiederholungsfall anzukündigen, fehlt die kündigungsrechtliche Warnfunktion.

5. Mehrere unverbundene Vorwürfe werden vermischt
Werden mehrere Pflichtverletzungen in einem Schreiben zusammengefasst und ist nur einer der Vorwürfe unzutreffend oder nicht beweisbar, kann die gesamte Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen sein.

6. Die Reaktion ist unverhältnismäßig
Bei geringfügigen oder erstmaligen Verstößen kann zunächst ein klärendes Gespräch oder eine Ermahnung ausreichen.

7. Die Vorlage wird unverändert übernommen
Eine Vorlage kennt weder den tatsächlichen Vorfall noch den Arbeitsvertrag, betriebliche Regelungen oder vorhandene Beweismittel.

Eine eigenhändige Unterschrift ist grundsätzlich keine gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzung. Dennoch sollte die Abmahnung von einer zuständigen Person unterzeichnet werden.

Dadurch wird dokumentiert, von wem das Schreiben stammt und wer die arbeitsrechtliche Verantwortung für die Maßnahme übernimmt.

Ein Firmenstempel ist für die Wirksamkeit nicht erforderlich.

Nein. Der Arbeitnehmer muss weder den Inhalt der Abmahnung anerkennen noch ihr zustimmen.

Er kann den Empfang bestätigen. Eine solche Empfangsbestätigung sollte klarstellen, dass damit ausschließlich die Übergabe dokumentiert wird und kein inhaltliches Anerkenntnis verbunden ist.

Verweigert der Arbeitnehmer die Unterschrift, kann die Übergabe durch einen Zeugen dokumentiert werden.

Eine vorherige Anhörung ist im allgemeinen Arbeitsrecht grundsätzlich keine zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung. Abweichende Anforderungen können sich jedoch aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder besonderen Regelungen des öffentlichen Dienstes ergeben.

Unabhängig davon ist eine Anhörung häufig sinnvoll. Sie kann Missverständnisse aufklären und verhindern, dass der Arbeitgeber auf Grundlage eines unvollständigen Sachverhalts entscheidet.

Der Ausspruch einer individuellen Abmahnung unterliegt grundsätzlich nicht der Mitbestimmung des Betriebsrats. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat daher regelmäßig weder um Zustimmung bitten noch vorab anhören. Das Bundesarbeitsgericht hat auch einen allgemeinen Anspruch des Betriebsrats auf Vorlage sämtlicher erteilter oder geplanter Abmahnungen verneint.

Mitbestimmungsrechte können allerdings bei der zugrunde liegenden allgemeinen betrieblichen Regelung bestehen. Der einzelne Ausspruch der Abmahnung bleibt davon zu unterscheiden.

Der Arbeitnehmer kann sich außerdem beim Betriebsrat beschweren. Eine eigene Erklärung des Arbeitnehmers zum Inhalt seiner Personalakte ist auf sein Verlangen zur Akte zu nehmen.

Eine Abmahnung kann durch den Arbeitgeber oder eine hierzu befugte Person ausgesprochen werden.
Dazu können insbesondere gehören:

– Geschäftsführung oder Inhaber,
– Personalleitung,
– HR-Verantwortliche,
– weisungsbefugte Führungskräfte,
– ausdrücklich bevollmächtigte Personen.

Die Person muss nicht zwingend selbst zum Ausspruch einer Kündigung berechtigt sein. Unternehmensintern sollte jedoch eindeutig geregelt sein, wer Abmahnungen erstellt, prüft, freigibt und unterzeichnet.

Die verbreitete Annahme, vor einer verhaltensbedingten Kündigung seien immer drei Abmahnungen erforderlich, ist falsch.

In vielen Fällen kann bereits eine wirksame und einschlägige Abmahnung ausreichen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer anschließend erneut eine gleichartige oder vergleichbare Pflichtverletzung begeht.
Entscheidend sind insbesondere:

– Art und Schwere der Pflichtverletzung,
– Warnwirkung der vorausgegangenen Abmahnung,
– zeitlicher Abstand,
– Verhalten des Arbeitnehmers nach der Abmahnung,
– Zusammenhang zwischen dem alten und dem neuen Verstoß.

Bei besonders schweren Pflichtverletzungen kann eine vorherige Abmahnung ausnahmsweise entbehrlich sein. Das gilt insbesondere, wenn eine Verhaltensänderung offensichtlich nicht zu erwarten ist oder die erstmalige Hinnahme des Verhaltens für den Arbeitgeber objektiv unzumutbar wäre.

Ja. Die Abmahnung muss sich auf eine gleichartige oder zumindest vergleichbare Pflichtverletzung beziehen.

Eine Abmahnung wegen wiederholten Zuspätkommens bereitet beispielsweise nicht ohne Weiteres eine Kündigung wegen einer Beleidigung oder eines Verstoßes gegen Datenschutzvorgaben vor.

Maßgeblich ist, ob beide Pflichtverletzungen demselben arbeitsvertraglichen Pflichtenkreis zugeordnet werden können und die ursprüngliche Warnung auch den späteren Verstoß erfasst.

Grundsätzlich können mehrere Vorfälle in einem Schreiben aufgeführt werden. Das ist aus Arbeitgebersicht jedoch häufig riskant.

Erweist sich einer der Vorwürfe als unzutreffend, unbestimmt oder nicht beweisbar, kann der Arbeitnehmer die Entfernung des gesamten Schreibens aus der Personalakte verlangen.

Bei voneinander unabhängigen Vorfällen sind getrennte Abmahnungen daher regelmäßig klarer. Vergleichbare Vorfälle können gemeinsam dargestellt werden, wenn jeder einzelne Vorgang konkret beschrieben und nachweisbar ist.

Eine allgemeine gesetzliche Frist besteht nicht. Arbeitgeber sollten eine Abmahnung dennoch möglichst zeitnah nach Abschluss der Sachverhaltsaufklärung aussprechen.

Ein langer Zeitraum zwischen Vorfall und Reaktion kann Zweifel daran wecken, wie ernst der Arbeitgeber die Pflichtverletzung tatsächlich bewertet. Unter besonderen Umständen kann außerdem ein schutzwürdiges Vertrauen des Arbeitnehmers entstehen, dass der Arbeitgeber den Vorfall nicht mehr aufgreifen wird.

Ein Anspruch auf Entfernung kann insbesondere bestehen, wenn die Abmahnung:

– inhaltlich unbestimmt ist,
– unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält,
– das Verhalten rechtlich falsch bewertet,
– gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz verstößt,
– keine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung erkennen lässt,
– kein berechtigtes Dokumentationsinteresse mehr erfüllt.

Das Bundesarbeitsgericht leitet den Entfernungsanspruch aus einer entsprechenden Anwendung der §§ 242 und 1004 BGB ab.

Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Juli 2012, Az. 2 AZR 782/11
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 27. September 2012, Az. 2 AZR 955/11
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 13. Dezember 2012, Az. 2 AZR 258/11
Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 17. September 2013, Az. 1 ABR 26/12
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Januar 2015, Az. 9 AZR 860/13
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. November 2015, Az. 2 AZR 217/15
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 27. Februar 2020, Az. 2 AZR 570/19
§ 83 Betriebsverfassungsgesetz
§§ 241, 242 und 1004 BGB
§ 1 Kündigungsschutzgesetz