Ordentliche Kündigung im Arbeitsrecht: Mustervorlage und rechtliche Hinweise
Mit unserer kostenlosen Mustervorlage können Arbeitgeber eine ordentliche Kündigung strukturiert vorbereiten. Erfahren Sie zudem, welche Kündigungsgründe, Fristen und formellen Anforderungen zu beachten sind.
Das Wichtigste zur ordentlichen Kündigung in Kürze:
- Eine ordentliche Kündigung beendet das Arbeitsverhältnis erst mit Ablauf der Kündigungsfrist. Maßgeblich können gesetzliche, tarifvertragliche oder arbeitsvertragliche Kündigungsfristen sein.
- Das Kündigungsschutzgesetz verlangt regelmäßig einen sozial gerechtfertigten Kündigungsgrund. In Betracht kommen personenbedingte, verhaltensbedingte und betriebsbedingte Gründe. Das gilt grundsätzlich nach einer Beschäftigungsdauer von mehr als sechs Monaten und in Betrieben mit regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmern.
- Das Kündigungsschreiben muss als unterschriebenes Original zugehen. Eine Kündigung per E-Mail, Scan, Fax, Messenger oder elektronischer Signatur ist unwirksam. Ein Firmenstempel ist dagegen nicht erforderlich.
- Vor Ausspruch der Kündigung müssen Betriebsrat und besonderer Kündigungsschutz geprüft werden. Eine ohne ordnungsgemäße Betriebsratsanhörung ausgesprochene Kündigung ist unwirksam. Bei besonders geschützten Arbeitnehmern kann zusätzlich eine behördliche Zustimmung erforderlich sein.
- Der Arbeitgeber muss den rechtzeitigen Zugang beweisen können. Ein Einlieferungsbeleg und die elektronische Sendungsverfolgung eines Einwurf-Einschreibens reichen dafür nicht ohne Weiteres aus. Eine dokumentierte Zustellung durch einen geeigneten Boten ist regelmäßig sicherer.
Kostenlose Mustervorlage für eine ordentliche Kündigung:
Nutzen Sie unsere kostenlose Mustervorlage als Ausgangspunkt für eine schriftliche ordentliche Kündigung. Prüfen und ergänzen Sie insbesondere:
- die vollständigen Namen und Anschriften der Parteien,
- das Datum des Kündigungsschreibens,
- den richtigen Beendigungstermin,
- die maßgebliche Kündigungsfrist,
- die Vertretungsberechtigung der unterzeichnenden Person,
- eine mögliche Freistellung,
- die Anrechnung von Urlaub und Zeitguthaben,
- die Rückgabe von Arbeitsmitteln,
- den Hinweis auf die Arbeitsuchendmeldung.
Hinweis: Die Mustervorlage kann die formale Struktur unterstützen. Sie ersetzt jedoch nicht die Prüfung des Kündigungsgrundes, der Kündigungsfrist, des Sonderkündigungsschutzes und der erforderlichen Beteiligungsverfahren.
Ordentliche Kündigung: Begriffserklärung und typische Fehler von Arbeitgebern
Mit einer ordentlichen Kündigung beendet der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der maßgeblichen Kündigungsfrist. Ist das Kündigungsschutzgesetz anwendbar, reicht ein formal korrektes Kündigungsschreiben jedoch nicht aus. Der Arbeitgeber benötigt zusätzlich einen personenbedingten, verhaltensbedingten oder betriebsbedingten Kündigungsgrund.
In unserer anwaltlichen Beratungspraxis erleben wir leider sehr häufig, dass Arbeitgeber ihre Aufmerksamkeit vor allem auf die Formulierung des Kündigungsschreibens richten. Die entscheidenden Fehler entstehen jedoch häufig schon vorher. Der Kündigungsgrund wurde nicht ausreichend dokumentiert, die Kündigungsfrist falsch berechnet, der Betriebsrat unvollständig informiert oder ein besonderer Kündigungsschutz übersehen.
FAQ zur ordentlichen Kündigung:
Was ist eine ordentliche Kündigung?
Eine ordentliche Kündigung ist eine einseitige Erklärung, mit der ein Arbeitsverhältnis unter Einhaltung einer Kündigungsfrist beendet wird. Eine Zustimmung des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich.
Die Kündigung wird mit ihrem Zugang wirksam. Das Arbeitsverhältnis endet jedoch erst zu dem im Schreiben genannten Beendigungstermin beziehungsweise nach Ablauf der maßgeblichen Kündigungsfrist.
Die ordentliche Kündigung unterscheidet sich damit von der außerordentlichen Kündigung. Diese beendet das Arbeitsverhältnis regelmäßig ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist und setzt einen wichtigen Grund nach § 626 BGB voraus.
Können alle Arbeitsverhältnisse ordentlich gekündigt werden?
Nein. Vor Erstellung des Kündigungsschreibens muss geprüft werden, ob eine ordentliche Kündigung überhaupt zulässig ist.
Unbefristete Arbeitsverhältnisse
Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis kann grundsätzlich ordentlich gekündigt werden. Zu beachten sind jedoch insbesondere:
– das Kündigungsschutzgesetz,
– die maßgebliche Kündigungsfrist,
– tarifvertragliche Kündigungsbeschränkungen,
– besonderer Kündigungsschutz,
– Betriebsratsanhörung und weitere Beteiligungsrechte.
Befristete Arbeitsverhältnisse
Ein befristetes Arbeitsverhältnis endet grundsätzlich mit Ablauf der vereinbarten Zeit oder mit Erreichen des vereinbarten Zwecks.
Eine ordentliche Kündigung während der Befristung ist nur möglich, wenn sie im Arbeitsvertrag oder im anwendbaren Tarifvertrag ausdrücklich vorgesehen ist. Fehlt eine entsprechende Regelung, kann der Arbeitgeber das befristete Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht vorzeitig ordentlich kündigen.
Tariflich oder vertraglich unkündbare Arbeitsverhältnisse
Tarifverträge oder Arbeitsverträge können die ordentliche Kündigung nach einer bestimmten Beschäftigungsdauer ausschließen. In solchen Fällen ist zu prüfen, ob lediglich eine außerordentliche Kündigung mit sozialer Auslauffrist in Betracht kommt.
Einschätzung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Bevor ein Kündigungsschreiben erstellt wird, sollte immer der vollständige Arbeitsvertrag einschließlich aller Nachträge und in Bezug genommenen Tarifverträge geprüft werden.
In der Praxis wird häufig nur die erste Vertragsseite angesehen. Die entscheidenden Regelungen befinden sich aber oft in späteren Vertragsänderungen, Tarifverweisen oder Zusatzvereinbarungen. Bei einem befristeten Vertrag kann eine fehlende Kündigungsklausel dazu führen, dass die beabsichtigte ordentliche Kündigung vollständig ausgeschlossen ist.
Wann gilt das Kündigungsschutzgesetz?
Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz greift grundsätzlich, wenn:
1. das Arbeitsverhältnis bei Zugang der Kündigung länger als sechs Monate bestanden hat und
2. der Betrieb regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigt.
Teilzeitbeschäftigte werden bei der Berechnung des Schwellenwerts abhängig von ihrer regelmäßigen Wochenarbeitszeit anteilig berücksichtigt. Für bereits vor dem 1. Januar 2004 beschäftigte Arbeitnehmer gelten besondere Übergangsregelungen.
Ist das Kündigungsschutzgesetz anwendbar, ist eine Kündigung nur sozial gerechtfertigt, wenn sie auf:
– Gründen in der Person des Arbeitnehmers,
– Gründen im Verhalten des Arbeitnehmers oder
– dringenden betrieblichen Erfordernissen beruht.
Der Arbeitgeber trägt im Kündigungsschutzprozess grundsätzlich die Darlegungs- und Beweislast für den Kündigungsgrund.
Was gilt während der ersten sechs Monate?
Während der ersten sechs Monate greift der allgemeine Kündigungsschutz nach § 1 KSchG grundsätzlich noch nicht. Das gilt unabhängig davon, ob ausdrücklich eine Probezeit vereinbart wurde.
Der Arbeitgeber muss daher regelmäßig keinen personenbedingten, verhaltensbedingten oder betriebsbedingten Kündigungsgrund nach den strengen Maßstäben des Kündigungsschutzgesetzes nachweisen.
Die Kündigung bleibt dennoch rechtlich überprüfbar. Zu beachten sind insbesondere:
– besonderer Kündigungsschutz,
– das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz,
– das Maßregelungsverbot,
– Treu und Glauben,
– Betriebsratsanhörung,
– Schriftform und Zugang.
Hinweis: Entscheidend für die sechsmonatige Wartezeit ist grundsätzlich der Zeitpunkt, zu dem die Kündigung dem Arbeitnehmer zugeht.
Welche Kündigungsgründe gibt es?
Ist das Kündigungsschutzgesetz anwendbar, unterscheidet es drei Gruppen von Kündigungsgründen: personenbedingt, verhaltensbedingt oder betriebsbedingt.
Wann ist eine personenbedingte Kündigung möglich?
Eine personenbedingte Kündigung beruht auf Umständen, die in der Person des Arbeitnehmers liegen und die geschuldete Arbeitsleistung dauerhaft oder erheblich beeinträchtigen.
Mögliche Fälle sind:
– häufige Kurzerkrankungen,
– eine lang andauernde Erkrankung,
– dauerhafte Leistungsunfähigkeit,
– Verlust einer für die Tätigkeit erforderlichen Fahrerlaubnis,
– fehlende Arbeitserlaubnis,
– Wegfall einer notwendigen beruflichen Zulassung.
Der Arbeitnehmer muss die Ursache nicht schuldhaft herbeigeführt haben. Entscheidend ist, ob die vertraglich geschuldete Leistung künftig voraussichtlich nicht mehr oder nur noch erheblich eingeschränkt erbracht werden kann.
Vor der Kündigung muss der Arbeitgeber prüfen:
– welche zukünftige Beeinträchtigung zu erwarten ist,
– welche konkreten betrieblichen Belastungen entstehen,
– ob eine Weiterbeschäftigung auf einem anderen Arbeitsplatz möglich ist,
– ob mildere Maßnahmen bestehen,
– ob ein betriebliches Eingliederungsmanagement erforderlich war.
Wann ist eine verhaltensbedingte Kündigung möglich?
Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt regelmäßig einen vorwerfbaren und steuerbaren Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten voraus.
Typische Fälle sind:
– wiederholtes unentschuldigtes Zuspätkommen,
– Arbeitsverweigerung,
– Verstöße gegen Arbeitsanweisungen,
– Beleidigungen,
– Arbeitszeitbetrug,
– unerlaubte Konkurrenztätigkeit,
– Verstöße gegen Anzeige- und Nachweispflichten,
– erhebliche Verletzungen von Compliance- oder Sicherheitsregeln.
Vor einer ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung ist grundsätzlich eine einschlägige Abmahnung erforderlich. Der Arbeitnehmer soll die Möglichkeit erhalten, sein Verhalten zu ändern.
Eine Abmahnung kann ausnahmsweise entbehrlich sein, wenn:
– eine Verhaltensänderung auch nach einer Abmahnung nicht zu erwarten ist oder
– die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass eine erstmalige Hinnahme für den Arbeitgeber offensichtlich unzumutbar wäre.
Stützt der Arbeitgeber die Kündigung nicht auf einen nachgewiesenen Pflichtverstoß, sondern auf den dringenden Verdacht einer erheblichen Pflichtverletzung, muss der Arbeitnehmer vor Ausspruch der Kündigung ordnungsgemäß angehört werden. Die Anhörung ist eine Wirksamkeitsvoraussetzung der Verdachtskündigung.
Wann ist eine betriebsbedingte Kündigung möglich?
Eine betriebsbedingte Kündigung kommt in Betracht, wenn dringende betriebliche Erfordernisse zum dauerhaften Wegfall des Beschäftigungsbedarfs führen.
Typische Anlässe sind:
– Stilllegung eines Betriebs oder Betriebsteils,
– Schließung eines Standorts,
– Abbau einer Hierarchieebene,
– Outsourcing von Tätigkeiten,
– Automatisierung,
– Zusammenlegung von Aufgaben,
– dauerhafte Reduzierung des Personalbedarfs.
Der Arbeitgeber muss insbesondere prüfen und dokumentieren:
– Welche unternehmerische Entscheidung wurde getroffen?
– Wie wirkt sich diese Entscheidung auf den konkreten Arbeitsplatz aus?
– Fällt der Beschäftigungsbedarf dauerhaft weg?
– Besteht eine andere freie Beschäftigungsmöglichkeit?
– Wurde die Sozialauswahl ordnungsgemäß durchgeführt?
– Bei der Sozialauswahl sind grundsätzlich Betriebszugehörigkeit, Lebensalter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung zu berücksichtigen.
Wann muss eine Massenentlassungsanzeige geprüft werden?
Plant der Arbeitgeber innerhalb von 30 Kalendertagen mehrere Kündigungen, müssen die Schwellenwerte des § 17 KSchG geprüft werden.
Eine Anzeigepflicht kann insbesondere bestehen bei:
– mehr als fünf Entlassungen in Betrieben mit regelmäßig 21 bis 59 Arbeitnehmern,
– mindestens zehn Prozent oder mehr als 25 Entlassungen in Betrieben mit regelmäßig 60 bis 499 Arbeitnehmern,
– mindestens 30 Entlassungen in Betrieben mit regelmäßig mindestens 500 Arbeitnehmern.
Das Konsultationsverfahren mit dem Betriebsrat und die Anzeige bei der Agentur für Arbeit müssen rechtzeitig mit dem Kündigungsprozess abgestimmt werden.
Einschätzung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Bei Personalabbaumaßnahmen darf nicht jede Kündigung isoliert betrachtet werden. Maßgeblich ist die Gesamtzahl der Entlassungen innerhalb des gesetzlichen 30-Tage-Zeitraums.
Auch Aufhebungsverträge und Änderungskündigungen können je nach Ausgestaltung und Veranlassung für die Berechnung relevant sein. Deshalb sollte die Prüfung beginnen, bevor die ersten Kündigungen oder Vertragsangebote ausge
Welche Kündigungsfristen gelten bei einer ordentlichen Kündigung?
Die Kündigungsfrist kann sich ergeben aus:
– dem Gesetz,
– einem Tarifvertrag oder
– dem Arbeitsvertrag.
Diese Regelungen müssen gemeinsam geprüft werden. Nicht automatisch gilt immer die gesetzliche Frist.
Gesetzliche Grundkündigungsfrist
Nach § 622 Abs. 1 BGB beträgt die gesetzliche Grundkündigungsfrist vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats.Vier Wochen sind dabei 28 Kalendertage und nicht automatisch ein Monat.
Verlängerte Kündigungsfristen für Arbeitgeber
Für Kündigungen durch den Arbeitgeber verlängert sich die gesetzliche Frist abhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses:
ab zwei Jahren: ein Monat zum Monatsende,
ab fünf Jahren: zwei Monate zum Monatsende,
ab acht Jahren: drei Monate zum Monatsende,
ab zehn Jahren: vier Monate zum Monatsende,
ab zwölf Jahren: fünf Monate zum Monatsende,
ab 15 Jahren: sechs Monate zum Monatsende,
ab 20 Jahren: sieben Monate zum Monatsende.
Tarifverträge können hiervon abweichen. Arbeitsvertraglich können grundsätzlich längere Fristen vereinbart werden. Für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer darf jedoch keine längere Frist gelten als für eine Kündigung durch den Arbeitgeber.
Kündigungsfrist während der Probezeit
Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten kann das Arbeitsverhältnis grundsätzlich mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden.
Ein bestimmter Kündigungstermin, etwa zum 15. oder Monatsende, ist während dieser Zweiwochenfrist gesetzlich nicht erforderlich. Tarifverträge können allerdings abweichende Regelungen enthalten.
Welche Frist gilt bei widersprüchlichen Regelungen?
Enthalten Gesetz, Tarifvertrag und Arbeitsvertrag unterschiedliche Fristen, muss geprüft werden:
– ob ein Tarifvertrag unmittelbar gilt,
– ob der Arbeitsvertrag auf einen Tarifvertrag verweist,
– ob die vertragliche Regelung für den Arbeitnehmer günstiger ist,
– ob die Klausel wirksam und eindeutig formuliert wurde,
– ob die längere Frist nur für den Arbeitgeber oder für beide Parteien gilt.
Welche weiteren Punkte sollten im Kündigungsschreiben geregelt werden?
Neben der eigentlichen Kündigung können weitere organisatorische Punkte aufgenommen werden.
Arbeitsuchendmeldung
Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, sich spätestens drei Monate vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses arbeitsuchend zu melden. Liegen zwischen Kenntnis und Beendigung weniger als drei Monate, muss die Meldung grundsätzlich innerhalb von drei Tagen erfolgen.
Ein entsprechender Hinweis im Kündigungsschreiben ist sinnvoll, aber keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung.
Arbeitszeugnis
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Auf Verlangen ist ein qualifiziertes Zeugnis zu erstellen, das sich zusätzlich auf Leistung und Verhalten erstreckt.
Arbeitsbescheinigung
Der Arbeitgeber muss auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Bundesagentur für Arbeit die für den Arbeitslosengeldanspruch relevanten Tatsachen bescheinigen. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch.
Rückgabe von Firmeneigentum
Im Kündigungsschreiben oder in einem gesonderten Abwicklungsschreiben können Regelungen zur Rückgabe aufgenommen werden,
beispielsweise für:
– Laptop und Mobiltelefon,
– Schlüssel und Zugangskarten,
– Dienstwagen,
– Kreditkarten,
– Unterlagen und Datenträger,
– sonstige Arbeitsmittel.
Ausgewählte Rechtsgrundlagen und Rechtsprechung
§ 1 KSchG: soziale Rechtfertigung der Kündigung
§ 1a KSchG: Abfindungsanspruch bei betriebsbedingter Kündigung
§ 4 KSchG: Dreiwochenfrist für die Kündigungsschutzklage
§ 7 KSchG: Wirksamwerden der Kündigung
§ 15 KSchG: besonderer Kündigungsschutz
§ 17 KSchG: Massenentlassungsanzeige
§ 23 KSchG: Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes
§ 15 TzBfG: Kündigung befristeter Arbeitsverhältnisse
§ 622 BGB: Kündigungsfristen
§ 623 BGB: Schriftform der Kündigung
§ 174 BGB: Zurückweisung mangels Vollmachtsurkunde
§ 102 BetrVG: Anhörung des Betriebsrats
§ 168 SGB IX: Zustimmung des Integrationsamts
§ 17 MuSchG: Kündigungsschutz während Schwangerschaft und Mutterschutz
§ 18 BEEG: Kündigungsschutz während der Elternzeit
§ 38 SGB III: Arbeitsuchendmeldung
§ 109 GewO: Arbeitszeugnis
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20. Juni 2013, Az. 6 AZR 805/11
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 25. September 2014, Az. 2 AZR 647/13
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 18. September 2014, Az. 2 AZR 788/13
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 10. September 2020, Az. 6 AZR 94/19
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 30. Januar 2025, Az. 2 AZR 68/24
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 12. Februar 2025, Az. 5 AZR 127/24
Über die Autorin, Rechtsstand: Juli 2026
Livia Merla ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht und geschäftsführende Partnerin der mgp Merla Ganschow & Partner mbB in Berlin.
Livia Merla berät Arbeitgeber, Geschäftsführungen, Führungskräfte und Personalverantwortliche bei der Vorbereitung und Durchführung ordentlicher Kündigungen sowie in Kündigungsschutzverfahren.
