Betriebliches Eingliederungsmanagement: Wie Arbeitgeber und HR ein BEM-Gespräch rechtssicher durchführen | FAQ

1. Fehlzeiten analysieren
Ausgangspunkt ist die Fehlzeitenanalyse in einem rollierenden Zwölf-Monats-Zeitraum. Sobald Beschäftigte innerhalb dieses Zeitraums länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, muss der Arbeitgeber aktiv werden und ein BEM anbieten.

Typische Schritte sind:

– Ermittlung der maßgeblichen Fehlzeiten.
– Prüfung, ob die Voraussetzungen für ein BEM vorliegen.

2. Einladung zum BEM-Gespräch: Klären Sie hinreichend auf
Zunächst ist die Erstellung und der Versand eines schriftlichen Einladungsschreibens erforderlich.
Bereits an diesem Punkt passieren in der Praxis viele Fehler. Häufig werden BEM-Einladungen zu spät verschickt, unvollständig formuliert oder gar nicht erst ausgesprochen.
Eine rechtssichere Einladung ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im BEM-Verfahren. Passieren hier Fehler, weil zum Beispiel nicht ausreichend über die Freiwilligkeit und die Zielsetzung informiert wurde, führt dies im Worstcase Fall dazu, dass eine mögliche spätere Kündigung aufgrund des fehlerhaften BEM-Gespräches unwirksam sein kann.

Die Einladung sollte daher klar und verständlich unter anderem die nachfolgenden Themen erläutern:

– Das BEM dient dem Erhalt des Arbeitsplatzes und nicht der Vorbereitung einer Kündigung.
– Die Teilnahme ist freiwillig. Eine Ablehnung darf keine unmittelbaren Nachteile haben.-
– Als Mitarbeiter ist man nicht verpflichtet, Gesundheitsdaten oder Diagnosen offenzulegen. Informationen erfolgen ausschließlich freiwillig
– Gesundheitsdaten werden nur im erforderlichen Umfang erhoben und vertraulich behandelt (Datenschutzerklärung)
– Hinweis, dass eine Vertrauensperson des Mitarbeiters anwesend sein kann
– Die betroffene Person entscheidet grundsätzlich selbst,
ob Interessenvertretungen wie Betriebsrat, Personalrat oder Schwerbehindertenvertretung teilnehmen,
ob weitere interne oder externe Stellen einbezogen werden, etwa Betriebsarzt, Integrationsamt oder Reha-Träger.

Der Ton der Einladung sollte deutlich machen: Es handelt sich um ein Angebot und nicht um eine Vorladung. Das BEM-Gespräch sollte als gemeinsamer Suchprozess verstanden werden und nicht als einseitige Befragung.

Die Einladung enthält in der Regel als Anlage einen Antwortbogen, auf dem der Mitarbeiter ankreuzt ob er an dem Gespräch teilnehmen möchte, der gewählte Termin passend ist und wer an dem Gespräch teilnehmen soll.

3. Das BEM-Erstgespräch: Situationsanalyse statt Krankengeschichte
Im eigentlichen BEM-Gespräch steht nicht die Diagnose im Mittelpunkt, sondern die Frage, wie die Arbeitsfähigkeit unterstützt oder wiederhergestellt werden kann.
Wichtige Fragen sind zum Beispiel:

– Welche Tätigkeiten sind möglich, welche nicht oder nicht mehr?
– Wo liegen besondere Belastungen im Arbeitsalltag?
– Welche Rahmenbedingungen, etwa Arbeitszeit, Organisation oder Arbeitsumfeld, verstärken bestehende Probleme?
– Ein sinnvoller Ablauf des Erstgesprächs kann so aussehen:
– Vorstellung aller Beteiligten und ihrer Rollen.
– Erläuterung von Zielen, Vorgehen und Datenschutzregeln.
– Schilderung der aktuellen Situation durch die betroffene Person.

Gemeinsame Analyse von Belastungsfaktoren im Unternehmen und, soweit freiwillig eingebracht, im privaten Umfeld.
Sammlung möglicher Maßnahmen.

Wichtig ist: Die betroffene Person ist aktiver Partner im Prozess. Sie ist nicht Objekt einer Begutachtung.

4. Maßnahmen planen, umsetzen und nachverfolgen
Auf Basis der Situationsanalyse werden konkrete Maßnahmen vereinbart. In Betracht kommen zum Beispiel:

– Anpassung des Arbeitsplatzes, etwa durch technische Hilfsmittel oder ergonomische Ausstattung.
– Veränderung von Arbeitszeiten oder Aufgaben.
– Versetzung auf einen leidensgerechten Arbeitsplatz.
– Stufenweise Wiedereingliederung.
– Qualifizierungs- oder Umschulungsmaßnahmen, gegebenenfalls mit Unterstützung von Reha-Trägern.

Diese Maßnahmen müssen sorgfältig dokumentiert, umgesetzt und im Zeitverlauf überprüft werden. Ein BEM ist nicht mit dem ersten Gespräch erledigt. Entscheidend ist, ob die vereinbarten Maßnahmen tatsächlich tragfähig sind und ob sie die Arbeitsfähigkeit nachhaltig unterstützen.

Es gibt kein Gesetz, welches das BEM-Gespräch als zwingende Voraussetzung vor einer Kündigung vorsieht. Allerdings versteht die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung das BEM als Konkretisierung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes. Vor einer krankheitsbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber daher mildere Mittel ernsthaft prüfen. Genau dazu dient ein ordnungsgemäß durchgeführtes BEM, denn im Rahmen eines BEM-Gespräches könnten ja zum Beispiel Maßnahmen zur Umgehung einer Kündigung geprüft werden.

Vgl. BAG, Urteil vom 10.12.2009 – 2 AZR 400/08; BAG, Urteil vom 13.05.2015 – 2 AZR 565/14.

Die praktische Konsequenz ist erheblich: Unterlässt der Arbeitgeber das BEM oder führt er es fehlerhaft durch, trifft ihn im Kündigungsschutzprozess eine erhöhte Darlegungs- und Beweislast. Der Arbeitgeber muss dann detailliert darlegen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM keine milderen Mittel gegenüber einer Kündigung ergeben hätte.

Vgl. BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13.

Gerichte sehen eine krankheitsbedingte Kündigung ohne ordnungsgemäßes BEM häufig kritisch. Fehlt ein belastbarer BEM-Prozess, kann dies dazu führen, dass die Kündigung als unverhältnismäßig und damit unwirksam angesehen wird.

Psychische Erkrankungen im BEM: Worauf Arbeitgeber besonders achten sollten:
Psychische Erkrankungen sind inzwischen ein wichtiger Bestandteil vieler BEM-Verfahren. Die Anforderungen an Kommunikation, Vertraulichkeit und Prozessgestaltung sind hier besonders hoch.

Wichtig sind vor allem:

– ein respektvoller und nicht stigmatisierender Umgang,
– Sensibilität für mögliche Auslöser im Arbeitsumfeld, etwa Arbeitsdichte, Konflikte oder Führungsstil,
– eine enge Abstimmung mit behandelnden Ärzten oder Therapeuten, soweit die betroffene Person dies wünscht,
– eine vorsichtige und gut geplante Rückkehr, etwa durch stufenweise Wiedereingliederung und definierte Belastungsgrenzen.

Fehler wie eine vorschnelle Rückkehr in Vollzeit oder rein symptomorientierte Lösungen führen häufig zu Rückfällen. Das kann erneute Fehlzeiten, weitere Konflikte und rechtliche Risiken nach sich ziehen.

BEM als Chance: Strategische Perspektive für Arbeitgeber:
Aus Sicht moderner Personal- und Gesundheitsstrategien ist das BEM mehr als die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Richtig eingesetzt, kann es für Arbeitgeber erhebliche Vorteile haben:

– Reduktion von Fehlzeiten und Entgeltfortzahlungskosten.
– Stärkung von Bindung, Motivation und Arbeitgeberattraktivität.-
– Frühzeitige Identifikation struktureller Probleme, etwa Überlastung oder Konflikte.
– Stärkung der Rechtsposition im Kündigungsschutzprozess, weil mildere Mittel nachweislich geprüft wurden.

Wer das BEM dagegen nur als Formalakt für die Akte betreibt, verschenkt diese Potenziale und riskiert zugleich rechtliche Nachteile.

Nicht automatisch. Jedoch verschlechtert ein fehlendes oder fehlerhaftes BEM die Position des Arbeitgebers im Kündigungsschutzprozess erheblich. Der Arbeitgeber muss dann besonders konkret darlegen, warum auch ein ordnungsgemäßes BEM keine milderen Mittel gegenüber einer Kündigung ergeben hätte.

Nein. Gesundheitsbezogene Inhalte des BEM-Gesprächs (Diagnosen, Ursachen/Verlauf der Krankheit, Gesprächsprotokolle, Maßnahmenpläne etc.) dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Diese Daten sind in einer separaten BEM‑Akte zu führen und besonders zu schützen.

In die Personalakte gehören nur Grunddaten zum BEM, z.B. dass ein BEM angeboten wurde, ob der/die Beschäftigte zugestimmt oder abgelehnt hat und ggf. in welchem Zeitraum ein BEM durchgeführt wurde.

Im Mittelpunkt des BEM steht nicht die Diagnose des Arbeitnehmers, sondern die Frage, welche Maßnahmen seine Arbeitsfähigkeit unterstützen könnten. Gesundheitsdaten dürfen nur freiwillig und nur soweit besprochen werden, wie dies für das BEM erforderlich ist.