Kündigung per Einwurf-Einschreiben reicht nicht mehr aus: Wie Arbeitgeber und HR den Zugang jetzt rechtssicher nachweisen | FAQ

Im Verfahren des Bundesarbeitsgerichts ging es um eine krankheitsbedingte Kündigung. Der Arbeitgeber hatte den Arbeitnehmer zuvor per Einwurf-Einschreiben zu einem BEM-Gespräch eingeladen.

Der Arbeitnehmer bestritt, das Einladungsschreiben erhalten zu haben. Der Arbeitgeber legte daraufhin den Einlieferungsbeleg, die Sendungsverfolgung und eine Reproduktion des digitalen Auslieferungsbelegs vor. Außerdem wurde der Postzusteller als Zeuge vernommen. Dieser konnte sich jedoch weder an die konkrete Sendung noch an deren Einwurf erinnern.

Das BAG bestätigte die Entscheidung der Vorinstanz des Landesarbeitsgerichts Hamburg: Der Zugang der BEM-Einladung war nicht bewiesen. Da der Arbeitgeber kein ordnungsgemäßes erneutes BEM nachweisen und zugleich nicht darlegen konnte, dass ein solches Verfahren objektiv nutzlos gewesen wäre, war die anschließende krankheitsbedingte Kündigung unverhältnismäßig und damit unwirksam.

Die BEM-Einladung war nicht nachweisbar zugegangen
Der Arbeitnehmer war nach dem letzten BEM-Angebot erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig gewesen. Der Arbeitgeber musste ihm daher grundsätzlich erneut ein BEM anbieten. Das BAG stellte klar, dass eine frühere Ablehnung oder Nichtreaktion des Arbeitnehmers den Arbeitgeber nicht dauerhaft von dieser Verpflichtung befreit.
Treten nach einem früheren BEM-Angebot innerhalb eines Jahres erneut Arbeitsunfähigkeitszeiten von mehr als sechs Wochen auf, muss der Arbeitgeber grundsätzlich erneut tätig werden. Die Bereitschaft des Arbeitnehmers zur Teilnahme kann sich aufgrund der weiteren Erkrankungen geändert haben.

Weil der Arbeitgeber den Zugang der erneuten Einladung nicht beweisen konnte, behandelten die Gerichte den Fall so, als sei kein ordnungsgemäßes BEM angeboten worden.

Warum die krankheitsbedingte Kündigung daran scheiterte
Ein BEM ist zwar keine formale Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Es konkretisiert jedoch den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz. Durch das Verfahren sollen Maßnahmen gefunden werden, mit denen weitere Fehlzeiten vermieden und das Arbeitsverhältnis erhalten werden kann.

Hat der Arbeitgeber trotz bestehender Verpflichtung kein ordnungsgemäßes BEM durchgeführt, trägt er im Kündigungsschutzprozess eine erheblich erweiterte Darlegungslast. Er muss dann konkret erklären und gegebenenfalls beweisen, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM keine milderen Maßnahmen als die Kündigung hervorgebracht hätte.
Im entschiedenen Fall konnte der Arbeitgeber die objektive Nutzlosigkeit eines erneuten BEM nicht darlegen. Es war nicht ausgeschlossen, dass etwa eine Anpassung des Arbeitsplatzes, eine medizinische Rehabilitation oder eine andere geeignete Maßnahme zur Verringerung künftiger Fehlzeiten hätte beitragen können. Die Kündigung war daher unverhältnismäßig und sozial ungerechtfertigt.

Der Anscheinsbeweis greift bei typischen Geschehensabläufen. Steht ein Sachverhalt fest, der nach allgemeiner Lebenserfahrung mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auf einen bestimmten weiteren Ablauf schließen lässt, muss nicht jeder einzelne Schritt unmittelbar bewiesen werden.

Für das frühere Zustellverfahren bei Einwurf-Einschreiben hatten Teile der Rechtsprechung einen solchen typischen Ablauf angenommen. Das BAG musste im aktuellen Verfahren jedoch ein inzwischen verändertes, vollständig digitalisiertes Verfahren beurteilen.

Das frühere Peel-off-Label-Verfahren
Bei dem früheren Verfahren entfernte der Zusteller unmittelbar vor dem Einwurf ein sogenanntes Peel-off-Label von der Sendung. Dieses Etikett wurde auf einen auf die konkrete Sendung bezogenen Auslieferungsbeleg geklebt.
Erst nach dem Einwurf bestätigte der Zusteller mit Datum und Unterschrift, dass die Sendung zugestellt worden war. Zwischen der konkreten Sendung, dem Einwurf und dem Auslieferungsbeleg bestand damit eine enge tatsächliche Verknüpfung.
Der Bundesgerichtshof hatte für einen solchen Ablauf angenommen, dass Einlieferungs- und Auslieferungsbeleg grundsätzlich einen Anscheinsbeweis für den Einwurf in den Briefkasten begründen können. Ob das Bundesarbeitsgericht dieser Rechtsprechung für das frühere Verfahren folgt, hat es ausdrücklich offengelassen.

Das heutige Scan-Verfahren im aktuellen Urteil
Nach den Feststellungen des Landesarbeitsgerichts, die das BAG seiner Entscheidung zugrunde legte, läuft das digitale Verfahren hingegen anders ab:
– Der Zusteller begibt sich zum Hausbriefkasten des Empfängers.
– Er überprüft, ob der Name des Empfängers am Briefkasten angebracht ist.
– Er scannt den Barcode des Einwurf-Einschreibens.
– Er bestätigt auf dem Scanner durch seine Unterschrift, dass die Sendung übergeben oder in die Empfangsvorrichtung eingelegt worden sei.
– Der elektronische Vorgang wird abgeschlossen und an das Trackingsystem übertragen.
– Erst danach wird die Sendung tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen.

Genau diese Reihenfolge ist nach Auffassung des BAG entscheidend. Der digitale Auslieferungsbeleg wird bereits erzeugt, obwohl der Zugang noch nicht erfolgt ist. Die elektronische Bestätigung besagt damit zu diesem Zeitpunkt etwas, das tatsächlich noch nicht geschehen ist.

Das BAG bezeichnet den Auslieferungsbeleg insoweit für zumindest einige Augenblicke als objektiv unwahr. Aus ihm kann allenfalls geschlossen werden, dass sich der Zusteller vor dem richtigen Briefkasten befand und den Einwurf beabsichtigte. Ob die Sendung anschließend tatsächlich eingeworfen wurde, wird nicht mehr durch einen gesonderten Vorgang dokumentiert.

Ablenkung und Fehleinwurf bleiben möglich
Nach Abschluss des Scanvorgangs kann der Zusteller abgelenkt, angesprochen oder anderweitig aufgehalten werden. Ebenso kann er die Sendung versehentlich in einen falschen Briefkasten einwerfen oder den Einwurf vollständig unterlassen.

Weil die Zustellung bereits vor diesem letzten Schritt elektronisch bestätigt wurde, dokumentiert der Auslieferungsbeleg den entscheidenden tatsächlichen Vorgang nicht. Es fehlt deshalb an dem typischen Geschehensablauf, der für einen Anscheinsbeweis erforderlich wäre.

Der digitale Beleg bleibt ein Beweismittel, er beweist aber für sich genommen nicht mit der erforderlichen Sicherheit, dass der Brief tatsächlich in den Machtbereich des Empfängers gelang

Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Wird sie gegenüber einem abwesenden Arbeitnehmer abgegeben, wird sie nach § 130 Abs. 1 BGB erst in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie ihm zugeht.

Zugang liegt vor, wenn das Kündigungsschreiben
1. in verkehrsüblicher Weise in den tatsächlichen Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt und
2. unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit besteht, vom Inhalt Kenntnis zu nehmen.

Zum Machtbereich des Arbeitnehmers gehören insbesondere seine Wohnung und der von ihm für den Empfang von Post vorgehaltene Briefkasten. Ob der Arbeitnehmer das Schreiben tatsächlich liest, öffnet oder zur Kenntnis nimmt, ist grundsätzlich unerheblich.

Persönliche Übergabe
Bei einer persönlichen Übergabe geht die Kündigung regelmäßig in dem Moment zu, in dem dem Arbeitnehmer das Original des Schreibens ausgehändigt wird.
Unterschreibt der Arbeitnehmer eine Empfangsbestätigung, erleichtert dies den späteren Nachweis. Die Unterschrift ist jedoch keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Nimmt der Arbeitnehmer das Schreiben entgegen, verweigert aber die Bestätigung, kann der Zugang durch eine anwesende Beweisperson nachgewiesen werden.

Einwurf in den Hausbriefkasten
Wird das Kündigungsschreiben in den Hausbriefkasten eingeworfen, kommt es darauf an, wann unter normalen Umständen mit der nächsten Leerung zu rechnen ist.
Ein früh am Tag eingeworfenes Schreiben geht regelmäßig noch an diesem Tag zu. Erfolgt der Einwurf zu einer Uhrzeit, zu der nach den örtlichen Gewohnheiten nicht mehr mit einer Leerung gerechnet werden kann, kann der Zugang erst am folgenden Tag eintreten.

Bei fristgebundenen Kündigungen sollten Arbeitgeber deshalb nicht bis in die Abendstunden des letzten Tages warten. Die Zustellung sollte mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf erfolgen und die Uhrzeit des Einwurfs genau dokumentiert werden.

Der Arbeitgeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für den Zugang der Kündigung. Bestreitet der Arbeitnehmer, das Schreiben erhalten zu haben, muss der Arbeitgeber nachweisen können,

– welches konkrete Schreiben versandt oder übergeben wurde,
– dass es sich um das unterzeichnete Original handelte,
– an welche Anschrift oder Person es zugestellt wurde,
– auf welche Weise die Zustellung erfolgte und
– zu welchem Zeitpunkt der Zugang eintrat.

Das BAG hatte bereits mit Urteil vom 30. Januar 2025 – 2 AZR 68/24 – klargestellt, dass ein Einlieferungsbeleg und ein Ausdruck der Sendungsverfolgung allein keinen Anscheinsbeweis begründen. Aus der bloßen Absendung folgt kein Nachweis des Zugangs. Der Sendungsstatus „zugestellt“ lässt weder die genaue Anschrift noch die Person des Zustellers oder die konkrete Art der Zustellung erkennen.

Das Urteil vom 7. Mai 2026 führt diese Rechtsprechung fort: Selbst die Reproduktion des digitalen Auslieferungsbelegs genügt beim festgestellten Scan-Verfahren nicht, weil die tatsächliche Ablage in den Briefkasten gerade nicht dokumentiert wird.

Die Folgen hängen davon ab, welches Schreiben nicht nachweisbar zugegangen ist.

Zugang der Kündigung selbst nicht bewiesen
Kann der Arbeitgeber den Zugang des Kündigungsschreibens nicht beweisen, wird die Kündigung nach § 130 BGB nicht wirksam. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, unabhängig davon, ob ein sachlicher oder wichtiger Kündigungsgrund vorhanden gewesen wäre.
Der Arbeitgeber kann grundsätzlich erneut kündigen. Die neue Kündigung wirkt jedoch erst ab ihrem eigenen Zugang und unter Einhaltung der dann maßgeblichen Kündigungsfrist.

Annahmeverzugslohn
Besteht das Arbeitsverhältnis wegen einer unwirksamen oder nicht zugegangenen Kündigung fort, können für den Arbeitgeber erhebliche Vergütungsrisiken entstehen.
Gerät der Arbeitgeber mit der Annahme der Arbeitsleistung in Verzug, kann der Arbeitnehmer nach § 615 BGB grundsätzlich die vereinbarte Vergütung verlangen, obwohl er tatsächlich nicht gearbeitet hat. Anderweitiger Verdienst, ersparte Aufwendungen und böswillig unterlassener Zwischenverdienst sind nach den gesetzlichen Voraussetzungen anzurechnen.
Bei längeren Kündigungsschutzverfahren können sich auf diese Weise erhebliche Nachzahlungsbeträge aufbauen.

Kündigungsfristen und Beendigungstermin
Geht eine Kündigung nicht rechtzeitig zu, kann sich der Beendigungstermin um Wochen oder Monate verschieben. Besonders relevant ist dies bei Kündigungsfristen zum Monats-, Quartals- oder Jahresende.
Wird beispielsweise eine Kündigung, die spätestens am 31. Juli zugehen muss, erst am 1. August wirksam zugestellt, kann sich der Beendigungszeitpunkt abhängig von der Kündigungsfrist erheblich nach hinten verschieben.

Zwei-Wochen-Frist bei außerordentlicher Kündigung
Eine außerordentliche Kündigung muss nach § 626 Abs. 2 BGB innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis der maßgeblichen Kündigungstatsachen erklärt werden. „Erklärt“ ist sie erst mit ihrem Zugang beim Arbeitnehmer.
Wird das Kündigungsschreiben innerhalb der Frist abgesandt, geht aber nicht rechtzeitig oder nicht nachweisbar zu, ist die Frist nicht gewahrt. Eine spätere erneute außerordentliche Kündigung kann dann ausgeschlossen sein.

Zugang eines vorbereitenden Schreibens nicht bewiesen
Nicht nur das Kündigungsschreiben selbst kann zugangsrelevant sein. Im Fall des BAG ging es um eine BEM-Einladung. Konnte deren Zugang nicht bewiesen werden, musste der Arbeitgeber so behandelt werden, als habe er kein erneutes BEM angeboten.
Auch bei Abmahnungen, Anhörungen, Aufforderungen, Vertragsangeboten oder anderen vorbereitenden Erklärungen kann der fehlende Zugangsbeweis die spätere arbeitsrechtliche Maßnahme erheblich schwächen.

Der sicherste Zustellweg hängt von der konkreten Situation ab. Entscheidend ist nicht nur, dass das Schreiben den Arbeitnehmer tatsächlich erreicht, sondern dass der Vorgang später durch geeignete Beweismittel nachvollzogen werden kann.

In der Praxis kommen insbesondere folgende Wege in Betracht:

1. persönliche Übergabe des Kündigungsoriginals,
2. Einwurf durch einen zuverlässigen Boten,
3. Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher.

Das Einschreiben mit Rückschein (sog. Übergabe-Einschreiben) weist ein anderes Problem auf als das Einwurf-Einschreiben. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer das Dokument nämlich persönlich entgegennehmen und den Erhalt unterschreiben. Wird der Arbeitnehmer persönlich angetroffen und nimmt die Sendung entgegen, kann die Übergabe dokumentiert werden.

Wird er jedoch nicht angetroffen, hinterlässt der Zusteller regelmäßig nur eine Benachrichtigung. Die Sendung gelangt dadurch noch nicht in den Machtbereich des Arbeitnehmers. Eine bloße Abholbenachrichtigung ersetzt den Zugang des Kündigungsschreibens grundsätzlich nicht.

Holt der Arbeitnehmer das Schreiben nicht oder erst nach Ablauf der maßgeblichen Frist ab, kann die Kündigung verspätet oder überhaupt nicht zugehen. Für fristgebundene Arbeitgeberkündigungen ist das Übergabe-Einschreiben deshalb regelmäßig ungeeignet.

Eine Kündigung per E-Mail, SMS, WhatsApp oder anderem Messenger wahrt die gesetzliche Schriftform nicht. Gleiches gilt für ein eingescanntes Kündigungsschreiben, eine eingescannte Unterschrift oder grundsätzlich auch für eine qualifizierte elektronische Signatur.

§ 623 BGB verlangt für Kündigungen und Auhebungsverträge die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Erforderlich ist daher ein körperliches Dokument mit eigenhändiger Originalunterschrift.
Eine elektronische Nachricht kann den Arbeitnehmer zwar darüber informieren, dass eine Kündigung ausgesprochen werden soll. Sie ersetzt aber nicht den Zugang des formwirksamen Kündigungsoriginals.

Arbeitgeber sollten eine Kündigung auch nicht ausschließlich vorab per E-Mail ankündigen, wenn die schriftliche Zustellung noch unsicher ist. Eine solche Nachricht kann unnötige Konflikte auslösen, ohne die gewünschte rechtliche Wirkung herbeizuführen.

Ein belastbarer Zugangsnachweis ist nicht nur bei Kündigungen sinnvoll. Er sollte immer dann vorgesehen werden, wenn der Zugang eines Schreibens für spätere Rechte, Fristen oder arbeitsrechtliche Maßnahmen entscheidend sein kann.

Dazu gehören insbesondere:

– ordentliche und außerordentliche Kündigungen,
– Änderungskündigungen,
– BEM-Einladungen,
– Abmahnungen,
– Anhörungsschreiben,
– Aufforderungen zur Arbeitsaufnahme,
– Versetzungs- oder Änderungsschreiben,
– Befristungs- oder Verlängerungsangebote,
– Widerrufe und Rücknahmen,
– Freistellungserklärungen,
– Vertragsangebote und Änderungsverträge sowie
– sonstige fristgebundene Erklärungen.

Vor der Zustellung einer Kündigung sollten Arbeitgeber und HR folgende 12 Punkte prüfen:

1. Ist die Kündigung von der richtigen und vertretungsberechtigten Person eigenhändig unterschrieben?
2. Liegt das unterschriebene Original vor?
3. Ist die Empfängeranschrift aktuell und vollständig?
4. Muss die Kündigung bis zu einem bestimmten Tag oder einer bestimmten Uhrzeit zugehen?
5. Wurde ein geeigneter Zustellweg ausgewählt?
6. Kann eine Beweisperson den Inhalt des Schreibens identifizieren?
7. Ist die Beweisperson bei der Kuvertierung oder Übergabe anwesend?
8. Ist ein geeignetes Zustellprotokoll vorbereitet?
9. Wird die genaue Uhrzeit der Übergabe oder des Einwurfs dokumentiert?
10. Wird das Protokoll unmittelbar nach dem Zustellvorgang ausgefüllt und unterschrieben?
11.Sind sämtliche Unterlagen in der Personalakte beziehungsweise Verfahrensakte abgelegt?
12. Besteht bei besonders hohem Risiko Anlass, zusätzlich einen Gerichtsvollzieher einzuschalten?