Aktueller Stand zur Entgelttransparenz 2026: Das Wichtigste zur EU-Entgelttransparenz-Richtlinie für Arbeitgeber und HR | FAQ

Das Entgelttransparenzgesetz steht vor seiner bislang größten Reform. Hintergrund ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970, die den Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ deutlich effektiver durchsetzen soll. Deutschland muss die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen.

Unternehmen müssen künftig deutlich transparenter erklären können, wie Gehälter zustande kommen, welche Kriterien für Entgeltunterschiede maßgeblich sind und ob Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit tatsächlich gleich bezahlt werden.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie richtet sich grundsätzlich an alle Arbeitgeber.

Welche konkreten Pflichten bestehen, hängt jedoch teilweise von der Unternehmensgröße ab. Während insbesondere für Berichtspflichten höhere Schwellenwerte gelten, sollten alle Unternehmen bereits jetzt sicherstellen, dass ihre Vergütung anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien erfolgt.

Nach der geplanten Umsetzung werden zudem die Auskunftsansprüche von Beschäftigten voraussichtlich unabhängig von der Unternehmensgröße gelten. Arbeitgeber sollten deshalb nicht auf das Umsetzungsgesetz warten, sondern ihre Vergütungsstrukturen frühzeitig überprüfen und gegebenenfalls anpassen.

Schon heute gibt es in Deutschland rechtliche Vorgaben zur Entgeltgleichheit. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Benachteiligungen wegen des Geschlechts, auch beim Entgelt. Das Entgelttransparenzgesetz enthält zudem ein ausdrückliches Verbot unmittelbarer und mittelbarer Entgeltbenachteiligung sowie das Gebot gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit.

In der Praxis gilt das bestehende Entgelttransparenzgesetz jedoch als begrenzt wirksam. Der individuelle Auskunftsanspruch greift bislang erst in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten. Prüf- und Berichtspflichten betreffen vor allem größere Arbeitgeber. Viele kleine und mittlere Unternehmen waren daher bislang nur mittelbar mit dem Thema befasst.

Gleichzeitig hat die Rechtsprechung den Druck bereits erhöht. Insbesondere Equal-Pay-Verfahren zeigen, dass Arbeitgeber Entgeltunterschiede sachlich, objektiv und geschlechtsneutral begründen können müssen. Reines Verhandlungsgeschick oder historisch entstandene Gehaltsunterschiede reichen dafür regelmäßig nicht aus

Derzeit gibt es in Deutschland noch kein verabschiedetes Umsetzungsgesetz zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Auch ein finaler Regierungsentwurf liegt bislang nicht vor. Klar ist aber: Deutschland ist unionsrechtlich verpflichtet, die Richtlinie umzusetzen. Der Gesetzgeber wird daher das bestehende Entgelttransparenzgesetz umfassend anpassen müssen.

Zur Vorbereitung wurde eine Kommission zur „bürokratiearmen Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ eingesetzt. Deren Empfehlungen sollen dabei helfen, die europäischen Vorgaben praxistauglich in deutsches Recht zu übertragen. Ziel ist eine Umsetzung, die Arbeitgeber nicht unnötig belastet, aber die Anforderungen der Richtlinie erfüllt.

Nach aktuellem Stand (Mai 2026) wird ein Kabinettsbeschluss für Ende Juni 2026 erwartet. Damit zeichnet sich ab: Auch wenn die Umsetzung verspätet kommt, wird sie kommen. Für Unternehmen ist es daher riskant, auf den finalen Gesetzestext zu warten. Die wesentlichen Pflichten ergeben sich bereits aus der Richtlinie und sind in ihren Grundzügen absehbar.

Sollte Deutschland die Frist zum 7. Juni 2026 nicht rechtzeitig einhalten, wovon derzeit auszugehen ist, entsteht zunächst ein unionsrechtliches Problem. Die EU-Kommission kann gegen Deutschland ein Vertragsverletzungsverfahren einleiten. Im weiteren Verlauf können auch finanzielle Sanktionen gegen den Staat drohen.

Für Arbeitgeber ist aber vor allem entscheidend, welche Wirkung die Richtlinie nach Ablauf der Umsetzungsfrist entfalten kann.

Vertikale Wirkung gegenüber dem Staat

Richtlinien können unter bestimmten Voraussetzungen vertikale unmittelbare Wirkung entfalten. Das bedeutet: Einzelne können sich gegenüber dem Staat oder staatlichen Einrichtungen auf hinreichend klare und unbedingt formulierte Vorgaben einer Richtlinie berufen.

Für öffentliche Arbeitgeber ist das besonders relevant. Beschäftigte könnten sich nach Ablauf der Umsetzungsfrist direkt auf bestimmte Vorgaben der EU-Entgelttransparenzrichtlinie berufen, wenn Deutschland nicht rechtzeitig oder nicht ordnungsgemäß umgesetzt hat.

Horizontale Wirkung zwischen privaten Arbeitgebern und Beschäftigten

Zwischen Privaten entfalten EU-Richtlinien grundsätzlich keine unmittelbare horizontale Wirkung. Eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer kann sich also nicht ohne Weiteres direkt gegenüber einem privaten Arbeitgeber auf jede einzelne Richtlinienvorgabe stützen.

Das bedeutet aber keine Entwarnung, denn nationale Gerichte müssen deutsches Recht so weit wie möglich richtlinienkonform auslegen. Außerdem ist der Grundsatz der Entgeltgleichheit bereits unionsrechtlich und national verankert. In der Praxis können AGG, Entgelttransparenzgesetz und arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsätze daher im Licht der Richtlinie ausgelegt werden. Die bereits erfolgte Rechtsprechung des BAG gibt ebenfalls zu erkennen, dass das Thema Entgeltgleichheit bereits berücksichtigt wird.

Für private Arbeitgeber bedeutet das: Auch ohne rechtzeitiges Umsetzungsgesetz steigt das Risiko enorm. Gerichte werden die europäischen Vorgaben bei der Auslegung bestehender Vorschriften berücksichtigen. Unternehmen sollten deshalb dennoch tätig werden.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bringt neue Pflichten entlang des gesamten Beschäftigungsverhältnisses: vom Recruiting über laufende Auskunftsansprüche bis hin zu Berichtspflichten und Sanktionen.

Müssen Unternehmen künftig Gehälter in Stellenanzeigen angeben?

Arbeitgeber müssen Bewerberinnen und Bewerbern künftig Informationen über das Einstiegsentgelt oder eine Gehaltsspanne bereits vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch zur Verfügung stellen. Diese Information muss so rechtzeitig erfolgen, dass Bewerbende eine informierte Entscheidung treffen können.

Das heißt aber nicht zwingend, dass die Angabe des Gehaltes zwingend in der Stellenanzeige erfolgen muss. Das muss letztlich jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden.

Ist es verboten nach dem bisherigen Gehalt im Vorstellungsgespräch zu fragen?

Die Richtlinie sieht außerdem vor, dass Arbeitgeber Bewerberinnen und Bewerber nicht nach ihrer bisherigen Vergütung fragen dürfen. Damit soll verhindert werden, dass frühere Entgeltbenachteiligungen in ein neues Arbeitsverhältnis fortgeschrieben werden.

HR-Abteilungen sollten daher Interviewleitfäden, Bewerbungsformulare und Recruiting-Prozesse überprüfen.

Wann können Mitarbeitende Auskunftsansprüche geltend machen?

Künftig werden Beschäftigte deutlich weitergehende Auskunftsrechte erhalten. Diese beziehen sich nicht nur auf das eigene Gehalt, sondern auch auf die Kriterien der Vergütungsfestlegung sowie auf Entgeltdaten vergleichbarer Tätigkeiten.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass Vergütungssysteme transparent und nachvollziehbar ausgestaltet sein müssen. Individuelle Gehaltsvereinbarungen oder Verhandlungsergebnisse reichen künftig allein nicht mehr aus, wenn keine objektiven und einheitlich angewandten Maßstäbe dahinterstehen. Erforderlich sind nachvollziehbare Kriterien für Eingruppierung und Entwicklung, aussagekräftige Vergleichsgruppen sowie eine Dokumentation, die Entgeltunterschiede sachlich begründet.

Daher sollten Arbeitgeber frühzeitig geschlechtsneutrale und objektive Bewertungsmaßstäbe festlegen. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie nennt hierfür insbesondere Qualifikation, Kompetenzen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Unternehmen können diese Kriterien ergänzen und deren Gewichtung individuell festlegen.

Beschäftigte erhalten zudem einen Anspruch auf Auskunft über das durchschnittliche Entgelt ihrer Vergleichsgruppe, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Anders als bisher gelten hierfür weder eine Mindestbetriebsgröße noch Mindestanforderungen an die Größe der Vergleichsgruppe. Die neuen Vorgaben betreffen damit grundsätzlich Unternehmen jeder Größe.

Wichtig:

Solange die EU-Entgelttransparenzrichtlinie noch nicht in deutsches Recht umgesetzt wurde, dürfte zunächst der bisherige Schwellenwert des Entgelttransparenzgesetzes von 200 Mitarbeitenden fortgelten. Eine Auslegung, wonach bereits jetzt keine Mindestbetriebsgröße mehr erforderlich wäre, würde dem klaren Gesetzeswortlaut widersprechen und könnte daher unzulässig sein. Näheres bleibt allerdings abzuwarten.

Welche Berichtspflichten zum Gender Pay Gap kommen auf Arbeitgeber ?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie führt umfassende Berichtspflichten zur Entgeltgleichheit ein. Künftig müssen alle Arbeitgeber mit mindestens 100 Beschäftigten regelmäßig Angaben zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle in ihrem Unternehmen machen.

Die Häufigkeit der Berichterstattung richtet sich nach der Unternehmensgröße:

– Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten müssen erstmals bis zum 7. Juni 2027 und anschließend jährlich berichten.
– Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten sind erstmals ebenfalls zum 7. Juni 2027 und danach im Dreijahresrhythmus berichtspflichtig.
– Für Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten beginnt die Berichtspflicht am 7. Juni 2031; auch hier ist anschließend alle drei Jahre ein Bericht vorzulegen.

Im Vergleich zum bisherigen Entgelttransparenzgesetz wird der Kreis der betroffenen Unternehmen damit erheblich erweitert. Während bislang nur große, lageberichtspflichtige Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten erfasst wurden, gelten die neuen Vorgaben künftig bereits ab einer Belegschaft von 100 Arbeitnehmern.
Die Berichte müssen insbesondere das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (Gender Pay Gap) offenlegen und sind sowohl den Beschäftigten zugänglich zu machen als auch an die zuständigen Behörden zu übermitteln.

Besondere Relevanz erhält die Berichtspflicht durch ihre Verbindung mit der sogenannten gemeinsamen Entgeltbewertung. Ergibt sich innerhalb einer Vergleichsgruppe ein Entgeltunterschied von mehr als 5 %, der nicht durch objektive und geschlechtsneutrale Kriterien erklärt werden kann und innerhalb von sechs Monaten nicht beseitigt wird, muss der Arbeitgeber gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung die Ursachen analysieren und Maßnahmen zur Verringerung der Ungleichheit entwickeln.

Wichtig:

Solange die EU-Entgelttransparenzrichtlinie noch nicht in deutsches Recht umgesetzt wurde, dürfte zunächst der bisherige Schwellenwert des Entgelttransparenzgesetzes von 500 Mitarbeitenden fortgelten. Eine Auslegung, wonach bereits jetzt keine Mindestbetriebsgröße mehr erforderlich wäre, würde dem klaren Gesetzeswortlaut widersprechen und könnte daher unzulässig sein. Näheres bleibt allerdings abzuwarten.

Welche Sanktionen, Schadensersatzansprüche und Beweislastregeln drohen Arbeitgebern?

Die Richtlinie verlangt wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen. Beschäftigte sollen bei Entgeltdiskriminierung vollständigen Schadensersatz verlangen können. Dazu können Differenzvergütung, variable Vergütung, Boni, Sachleistungen und immaterielle Schäden gehören.

Besonders wichtig ist die Beweislast. Wenn Arbeitgeber Transparenzpflichten verletzen oder Entgeltunterschiede nicht nachvollziehbar erklären können, kann sich die Beweislast zu ihren Lasten verschieben. Ungerechtfertigte Gehaltsunterschiede zwischen Männern und Frauen lassen dann bspw. unmittelbar eine Geschlechterdiskriminierung vermuten.  In diesem  muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen, dass gerade keine Entgeltdiskriminierung vorliegt.

Die größten Herausforderungen ergeben sich häufig nicht aus den gesetzlichen Vorgaben selbst, sondern aus bestehenden Vergütungsstrukturen innerhalb der Unternehmen. In vielen Betrieben haben sich Gehälter über Jahre entwickelt, ohne dass die zugrunde liegenden Entscheidungen anhand einheitlicher Kriterien getroffen oder ausreichend dokumentiert wurden.

Mit den neuen Transparenzanforderungen rücken solche Strukturen stärker in den Fokus. Können Entgeltunterschiede zwischen Beschäftigten nicht nachvollziehbar und objektiv begründet werden, steigt das Risiko von Beschwerden, Auskunftsverlangen und gerichtlichen Auseinandersetzungen deutlich.

Besonders problematisch sind Vergütungsunterschiede, die allein auf individuelle Verhandlungsergebnisse, langjährige Entwicklungen oder pauschale Einschätzungen zurückzuführen sind. Solche Erklärungen genügen den künftigen Anforderungen regelmäßig nicht.

Arbeitgeber sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Vergütungsstrukturen zu prüfen und anzupassen. Sinnvoll ist ein strukturiertes Projekt mit HR, Geschäftsführung, Legal, Finance und, soweit vorhanden, dem Betriebsrat.

Vergütungsstrukturen erfassen

Zunächst sollten alle Entgeltbestandteile erfasst werden: Fixgehalt, variable Vergütung, Boni, Zulagen, Sachleistungen, Dienstwagen, Sonderzahlungen und sonstige Benefits. Wichtig ist auch, die jeweilige Rechtsgrundlage zu klären: Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Gesamtzusage oder betriebliche Übung.

Vergleichsgruppen bilden

Arbeitgeber müssen wissen, welche Tätigkeiten gleich oder gleichwertig sind. Dafür braucht es nachvollziehbare Kriterien um nachvollziehbare Vergleichsgruppen bilden zu können. Entscheidend sind nicht nur Jobtitel, sondern tatsächliche Anforderungen, Verantwortung, Qualifikation, Belastung und Arbeitsbedingungen.

Objektive Vergütungskriterien definieren

Entgeltunterschiede müssen künftig anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien erklärbar sein. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie selbst benennt hierfür bereits zentrale Kriterien, insbesondere Kompetenz/ Qualifikationen, Fertigkeiten/Belastung , Verantwortung sowie Arbeitsbedingungen/besondere Arbeitsumstände. Diese sollten folglich bei der Gehaltsgestaltung berücksichtigt werden. Es bleibt den Unternehmen jedoch überlassen, ob sie weitere Kriterien hinzunehmen und wie sie die einzelnen Kriterien gewichten.

Gehaltsbänder entwickeln

Transparente Gehaltsbänder helfen, Vergütung nachvollziehbar zu steuern. Sie sind auch für Stellenanzeigen und Gehaltsverhandlungen wichtig. Arbeitgeber sollten definieren, welche Spanne für welche Funktion gilt und welche Voraussetzungen für eine Entwicklung innerhalb des Bandes maßgeblich sind.

Recruiting-Prozesse anpassen

Stellenanzeigen, Bewerbungsformulare und Interviewleitfäden sollten rechtzeitig überarbeitet werden. Gehaltsspannen müssen vorbereitet, Fragen nach dem bisherigen Gehalt gestrichen und Führungskräfte geschult werden.

Auskunftsprozesse vorbereiten

Arbeitgeber sollten festlegen, wer Auskunftsanfragen bearbeitet, welche Daten benötigt werden und wie die Antwort rechtssicher erfolgt. Wichtig ist auch der Datenschutz: Transparenz darf nicht dazu führen, dass Rückschlüsse auf einzelne Kolleginnen oder Kollegen möglich werden.

Reportingfähigkeit herstellen

Unternehmen ab 100 Beschäftigten sollten prüfen, ob ihre HR- und Payroll-Systeme die erforderlichen Daten liefern können. Wer erst kurz vor der Berichtspflicht beginnt, riskiert fehlerhafte oder unvollständige Auswertungen.

Dokumentation verbessern

Jede Gehaltsentscheidung sollte nachvollziehbar dokumentiert werden. Das gilt besonders für Abweichungen von Gehaltsbändern, außertarifliche Zulagen, Sonderzahlungen und individuelle Gehaltserhöhungen. Eine gute Dokumentation ist künftig ein wichtiger Schutz im Streitfall.

Die Reform des Entgelttransparenzgesetzes wird die Vergütungspraxis in Deutschland spürbar verändern. Auch wenn das Umsetzungsgesetz noch nicht verabschiedet ist, steht der Kern der neuen Pflichten fest: mehr Transparenz, stärkere Auskunftsrechte, Berichtspflichten, schärfere Sanktionen und höhere Anforderungen an die Begründung von Entgeltunterschieden.

Arbeitgeber sollten deshalb nicht auf den letzten Moment warten. Wer jetzt Vergütungsstrukturen analysiert, objektive Kriterien definiert, Gehaltsbänder einführt und Recruiting- sowie Auskunftsprozesse vorbereitet, reduziert rechtliche Risiken und stärkt zugleich die eigene Arbeitgeberattraktivität.

Entgelttransparenz ist damit mehr als eine neue gesetzliche Pflicht. Sie ist ein Anlass, Vergütung fairer, moderner und belastbarer zu gestalten.