Urlaubsbescheinigung bei Arbeitgeberwechsel: Kostenlose Mustervorlage und rechtliche Hinweise

Die Urlaubsbescheinigung ist ein gesetzlich vorgesehenes Arbeitspapier, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss.

Nach § 6 Abs. 2 BUrlG muss die Bescheinigung ausweisen, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr:
– bereits gewährt wurde und
– bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegolten wurde.

Die Bescheinigung wird dem Arbeitnehmer ausgehändigt. Dieser kann sie anschließend seinem neuen Arbeitgeber vorlegen.

Welchen Zweck erfüllt die Urlaubsbescheinigung?
Der gesetzliche Urlaubsanspruch ist auf das Kalenderjahr bezogen. Ein Arbeitgeberwechsel soll weder dazu führen, dass Urlaub doppelt gewährt wird, noch dazu, dass der Arbeitnehmer seinen gesetzlichen Mindesturlaub verliert.

§ 6 Abs. 1 BUrlG bestimmt deshalb, dass ein Urlaubsanspruch gegenüber dem neuen Arbeitgeber nicht besteht, soweit der Arbeitnehmer für dasselbe Kalenderjahr bereits von einem früheren Arbeitgeber Urlaub erhalten hat. Gleiches gilt, soweit der Urlaub beim früheren Arbeitgeber finanziell abgegolten wurde.

Einordnung von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Die Urlaubsbescheinigung stellt nicht einfach einen „Resturlaub“ fest. Der bisherige Arbeitgeber kann nicht verbindlich entscheiden, wie viele Urlaubstage der neue Arbeitgeber noch gewähren muss.
Er bescheinigt nur die Tatsachen aus seinem eigenen Arbeitsverhältnis. Der neue Arbeitgeber berechnet anschließend den bei ihm entstehenden Anspruch und berücksichtigt den bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub.

Diese Trennung ist wichtig, denn Vertragsurlaub, Arbeitstage pro Woche und die Dauer des neuen Arbeitsverhältnisses können beim neuen Arbeitgeber anders geregelt sein.

Ja. Die gesetzliche Pflicht besteht bei jeder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses.

Sie gilt insbesondere bei:

– ordentlicher Kündigung,
– außerordentlicher Kündigung,
– Aufhebungsvertrag,
– Ablauf einer Befristung,
– Eigenkündigung des Arbeitnehmers,
– Beendigung eines Probearbeitsverhältnisses,
– Beendigung eines Teilzeitarbeitsverhältnisses,
– Ende eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses.

§ 6 Abs. 2 BUrlG macht die Verpflichtung weder von der Dauer des Arbeitsverhältnisses noch von einem bereits bekannten neuen Arbeitgeber abhängig.

Muss der Arbeitnehmer die Bescheinigung beantragen?
Nein. Nach dem Gesetz ist der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Aushändigung verpflichtet. Ein vorheriger Antrag des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich.

Arbeitgeber sollten die Urlaubsbescheinigung deshalb als festen Bestandteil des Offboardings einplanen und nicht erst auf eine spätere Aufforderung reagieren.
Ist beim Betriebsübergang eine Urlaubsbescheinigung erforderlich?
Bei einem Betriebsübergang nach § 613a BGB endet das Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht. Es geht mit seinen bestehenden Rechten und Pflichten auf den neuen Betriebsinhaber über.

Da kein neues Arbeitsverhältnis im Sinne eines Arbeitgeberwechsels nach Beendigung des bisherigen Arbeitsverhältnisses begründet wird, ist regelmäßig keine Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 BUrlG erforderlich. Die bestehenden Urlaubsdaten müssen jedoch vollständig an den Betriebserwerber übergeben werden.

Die Bescheinigung ist „bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ auszuhändigen. Sie sollte daher spätestens zum rechtlichen Ende des Arbeitsverhältnisses zusammen mit den übrigen Arbeitspapieren bereitgestellt werden.
In der Praxis kann die endgültige Urlaubsbescheinigung häufig erst kurz vor dem Austritt erstellt werden.

Erst dann steht verbindlich fest:

– welcher Urlaub bis zum Ende tatsächlich genommen wurde,
– ob der Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist noch erkrankt,
– ob ein bereits geplanter Urlaub wirksam gewährt werden konnte,
– welche Urlaubstage finanziell abgegolten werden,
– ob sich der Beendigungstermin noch verändert hat.

Praxis-Hinweis von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Ich empfehle, die Bescheinigung nicht bereits unmittelbar nach Ausspruch einer Kündigung endgültig auszustellen.

Zwischen Kündigung und Austritt können sich Resturlaub, Freistellung oder Urlaubsabgeltung noch ändern. Sinnvoll ist zunächst eine vorläufige Urlaubsberechnung. Die endgültige Bescheinigung sollte auf den tatsächlichen Stand zum Beendigungsdatum abstellen.

§ 6 Abs. 2 BUrlG nennt als gesetzlich zwingenden Kern den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub. Für eine praktisch verwertbare und eindeutige Bescheinigung sind weitere Angaben erforderlich.

Persönliche Daten des Arbeitnehmers
Die Bescheinigung sollte den Arbeitnehmer eindeutig bezeichnen. Sinnvoll sind:
Vor- und Nachname,
Geburtsdatum oder Personalnummer,
gegebenenfalls Anschrift.
Das Geburtsdatum ist nicht zwingend, kann aber Verwechslungen bei häufigen Namen vermeiden.

Beschäftigungszeitraum
Anzugeben sind der erste und der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses im betreffenden Kalenderjahr.
Bei einem bereits vor Jahresbeginn bestehenden Arbeitsverhältnis genügt beispielsweise:
beschäftigt vom 1. Januar 2026 bis zum 31. August 2026.Bestand das Arbeitsverhältnis erst seit dem laufenden Jahr, ist das tatsächliche Eintrittsdatum einzutragen.

Regelmäßige Arbeitstage pro Woche
Die Urlaubsbescheinigung sollte ausweisen, auf wie viele regelmäßige Arbeitstage pro Woche sich die genannten Urlaubstage beziehen.

Beispiele:
30 Urlaubstage bei einer Fünftagewoche,
18 Urlaubstage bei einer Dreitagewoche,
24 Werktage bei einer Sechstagewoche.

Der gesetzliche Mindesturlaub entspricht stets vier Arbeitswochen. Bei einer Fünftagewoche sind dies 20 Arbeitstage, bei einer Dreitagewoche zwölf Arbeitstage.

Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr
Obwohl § 6 Abs. 2 BUrlG ausdrücklich nur den gewährten oder abgegoltenen Urlaub nennt, sollte die Bescheinigung auch den beim bisherigen Arbeitgeber zugrunde gelegten Urlaubsanspruch ausweisen:

Dabei sollte erkennbar sein:

– welcher gesetzliche Mindesturlaub bestand,
– ob zusätzlicher vertraglicher oder tariflicher Urlaub hinzukam,
– ob nur ein Teilurlaubsanspruch entstanden ist,
– ob der Urlaubsanspruch wegen einer Veränderung der Arbeitstage abschnittsweise berechnet wurde.

Tatsächlich gewährter Urlaub
Auszuweisen sind die Urlaubstage, die der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr tatsächlich als Erholungsurlaub genommen hat.

Entscheidend ist nicht allein, ob Urlaub beantragt oder genehmigt wurde. Der Urlaub muss tatsächlich zur Freistellung von der Arbeitspflicht geführt haben.

Wurde ein Urlaubszeitraum beispielsweise wegen einer durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Arbeitsunfähigkeit nicht als Urlaub verbraucht, dürfen diese Krankheitstage nicht als gewährter Urlaub bescheinigt werden.

Finanziell abgegoltener Urlaub
Kann Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG finanziell abzugelten. In der Urlaubsbescheinigung ist die Anzahl der abgegoltenen Urlaubstage anzugeben. Die Höhe des gezahlten Geldbetrags ist für den neuen Arbeitgeber regelmäßig nicht erforderlich.

Verbleibender Urlaub
Der beim bisherigen Arbeitgeber nicht gewährte oder abgegoltene Rest kann ergänzend angegeben werden. Entscheidend bleibt jedoch die genaue Ausweisung dessen, was bereits erfüllt wurde.

Der bisherige Arbeitgeber sollte nicht pauschal bescheinigen:
„Beim neuen Arbeitgeber bestehen noch zehn Urlaubstage.“

Ob und in welchem Umfang beim neuen Arbeitgeber ein Anspruch besteht, richtet sich nach dem dortigen Arbeitsvertrag, der Dauer des neuen Arbeitsverhältnisses und § 6 BUrlG.

Besser ist:
„Von dem bei uns zugrunde gelegten Urlaubsanspruch wurden 15 Arbeitstage gewährt und fünf Arbeitstage abgegolten.“

Zusatzurlaub
Besteht gesetzlicher Zusatzurlaub, etwa wegen einer Schwerbehinderung, sollte dieser gesondert ausgewiesen werden.
Dadurch kann der neue Arbeitgeber erkennen, ob und in welchem Umfang neben dem allgemeinen Erholungsurlaub bereits ein zusätzlicher Anspruch erfüllt wurde.
Sonderurlaub aus persönlichen Anlässen, beispielsweise wegen einer Hochzeit oder eines Todesfalls, ist dagegen kein Erholungsurlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz und gehört grundsätzlich nicht in die Urlaubsbescheinigung.

Scheidet ein Arbeitnehmer nach erfüllter sechsmonatiger Wartezeit bis einschließlich 30. Juni aus, besteht grundsätzlich ein Teilurlaubsanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses im Kalenderjahr.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer hat bei einer Fünftagewoche Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr und scheidet zum 31. Mai aus.

Berechnung:
30 Urlaubstage × 5 volle Monate ÷ 12 = 12,5 Urlaubstage
Bruchteile von mindestens einem halben Urlaubstag sind in den Fällen des § 5 BUrlG auf volle Urlaubstage aufzurunden. Der Anspruch beträgt daher 13 Urlaubstage.

Wurden zehn Tage genommen und drei Tage abgegolten, sind beide Werte in der Bescheinigung auszuweisen.

Scheidet ein Arbeitnehmer nach erfüllter Wartezeit nach dem 30. Juni aus, besteht grundsätzlich der volle gesetzliche Jahresurlaub gegenüber dem bisherigen Arbeitgeber.

Eine arbeitsvertragliche Zwölftelung darf jedenfalls nicht dazu führen, dass der gesetzliche Mindesturlaub unterschritten wird. Der vertragliche Mehrurlaub kann dagegen unter Umständen wirksam anteilig geregelt sein, wenn Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag klar zwischen Mindest- und Mehrurlaub unterscheiden.

Beispiel
Ein Arbeitnehmer arbeitet in einer Fünftagewoche und hat 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr. Das Arbeitsverhältnis endet am 31. August.

Ist die Wartezeit erfüllt, besteht mindestens der volle gesetzliche Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen. Ob auch der vertragliche Mehrurlaub von zehn Tagen vollständig oder nur anteilig entsteht, hängt von der konkreten Vertragsregelung ab.

Die Urlaubsbescheinigung sollte deshalb nicht ungeprüft entweder 20 oder 30 Tage ausweisen. Zunächst muss die vertragliche Urlaubsregelung geprüft werden.

Praxis-Hinweis von Arbeitsrechtsexpertin Livia Merla
Die Formulierung „Bei Eintritt oder Austritt wird der Urlaub anteilig berechnet“ ist nicht in jedem Fall wirksam.

Bei einem Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte kann der gesetzliche Mindesturlaub nach erfüllter Wartezeit nicht wirksam zeitanteilig reduziert werden. Ob eine Zwölftelung für den zusätzlichen Vertragsurlaub möglich ist, hängt davon ab, ob der Arbeitsvertrag beide Urlaubsarten rechtlich klar getrennt hat.

Der Arbeitnehmer muss beim neuen Arbeitgeber darlegen und gegebenenfalls beweisen, dass und in welchem Umfang der Urlaubsanspruch nicht bereits durch den früheren Arbeitgeber erfüllt wurde.

Das Bundesarbeitsgericht stuft § 6 Abs. 1 BUrlG als negative Anspruchsvoraussetzung ein. Die Urlaubsbescheinigung ist hierfür das gesetzlich vorgesehene Beweismittel mit besonderem Beweiswert.

Legt der Arbeitnehmer weder eine Urlaubsbescheinigung noch einen anderen ausreichenden Nachweis vor, kann der neue Arbeitgeber die Erfüllung des geltend gemachten Urlaubs- oder Abgeltungsanspruchs grundsätzlich ablehnen, solange nicht geklärt ist, ob bereits anrechenbarer Urlaub gewährt wurde. Die Bescheinigung ist allerdings nicht das einzig denkbare Beweismittel.

Darf der neue Arbeitgeber automatisch von vollständigem Vorurlaub ausgehen?
Nein. Der neue Arbeitgeber sollte nicht ohne weitere Grundlage unterstellen, dass der gesamte Jahresurlaub bereits beim bisherigen Arbeitgeber verbraucht wurde.

Er kann aber vom Arbeitnehmer einen nachvollziehbaren Nachweis verlangen. Liegt die Bescheinigung vor, muss der neue Arbeitgeber deren Angaben grundsätzlich berücksichtigen. Will er ihren besonderen Beweiswert erschüttern, benötigt er konkrete Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit.

§ 3 BUrlG: Dauer des gesetzlichen Mindesturlaubs
§ 4 BUrlG: sechsmonatige Wartezeit
§ 5 BUrlG: Teilurlaub und Rundung
§ 6 BUrlG: Ausschluss von Doppelansprüchen und Urlaubsbescheinigung
§ 7 BUrlG: Gewährung, Übertragung und Abgeltung des Urlaubs
§ 208 SGB IX: Zusatzurlaub schwerbehinderter Menschen
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 21. Februar 2012, Az. 9 AZR 487/10
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16. Dezember 2014, Az. 9 AZR 295/13
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. März 2019, Az. 9 AZR 406/17
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. März 2019, Az. 9 AZR 481/18
Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Oktober 2021, Az. 9 AZR 225/21