Überstundenklauseln in Arbeitsverträgen: Was ist erlaubt und worauf muss geachtet werden?

Das Wichtigste in Kürze:

• Eine pauschale Abgeltung sämtlicher Überstunden mit dem Gehalt ist regelmäßig unwirksam. Der Arbeitsvertrag muss erkennen lassen, wie viele zusätzliche Arbeitsstunden ohne gesonderte Vergütung verlangt werden können.
• Die Pflicht zur Leistung von Überstunden und deren Vergütung sollten getrennt geregelt werden. Allein die Vereinbarung, dass bestimmte Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind, gibt dem Arbeitgeber noch nicht automatisch das Recht, diese jederzeit anzuordnen.
• Eine feste gesetzliche Prozentgrenze gibt es nicht. Weder zehn noch 15 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit gelten automatisch als zulässige Pauschale; entscheidend sind die konkrete Formulierung, der Umfang und die Gesamtumstände des Arbeitsverhältnisses.
• Überstunden müssen regelmäßig angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sein. Arbeitnehmer können nicht beliebig länger arbeiten und anschließend ohne Weiteres eine zusätzliche Vergütung verlangen.
• Auch eine wirksame Überstundenklausel setzt das Arbeitszeitgesetz nicht außer Kraft. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Arbeitszeiterfassung und gegebenenfalls die Mitbestimmung des Betriebsrats müssen unabhängig von der Vergütungsregelung eingehalten werden.

Überstunden im Arbeitsvertrag: Welche Klauseln für Arbeitgeber wirksam sind

Überstunden gehören in vielen Unternehmen zum betrieblichen Alltag. Auftragsspitzen, kurzfristige Ausfälle oder enge Projektfristen können dazu führen, dass Beschäftigte vorübergehend länger arbeiten müssen als vertraglich vorgesehen. Rechtlich problematisch wird dies allerdings, wenn der Arbeitsvertrag lediglich pauschal bestimmt, sämtliche Überstunden seien bereits mit dem Gehalt abgegolten.

Solche Klauseln sind häufig unwirksam, weil Beschäftigte bei Vertragsschluss nicht erkennen können, in welchem zeitlichen Umfang sie über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus ohne zusätzliche Vergütung arbeiten müssen. Für Arbeitgeber kann dies erhebliche finanzielle Folgen haben: Ist die Abgeltungsregelung unwirksam, können Arbeitnehmer grundsätzlich die Vergütung der nachweisbar geleisteten und dem Arbeitgeber zurechenbaren Überstunden verlangen.

Eine rechtssichere Vertragsgestaltung muss deshalb mehrere Fragen getrennt beantworten: Unter welchen Voraussetzungen dürfen Überstunden angeordnet werden? In welchem Umfang sind sie bereits mit dem Gehalt abgegolten? Wie werden darüber hinausgehende Stunden ausgeglichen? Und welche arbeitszeitrechtlichen sowie betriebsverfassungsrechtlichen Grenzen sind zu beachten?

Was sind Überstunden und wie unterscheiden sie sich von Mehrarbeit?

Von Überstunden spricht man regelmäßig, wenn ein Arbeitnehmer die für ihn geltende vertragliche, tarifvertragliche oder betriebliche Arbeitszeit überschreitet. Ist beispielsweise eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden vereinbart und arbeitet der Beschäftigte 43 Stunden, liegen grundsätzlich drei Überstunden vor.

Der Begriff der Mehrarbeit wird dagegen nicht einheitlich verwendet. Teilweise bezeichnet er jede Überschreitung der individuellen Arbeitszeit, teilweise nur Arbeitsstunden oberhalb gesetzlicher oder tarifvertraglicher Grenzen. Gerade bei Teilzeitbeschäftigten ist die Unterscheidung relevant: Arbeitet eine Teilzeitkraft länger als vertraglich vereinbart, aber noch nicht über die regelmäßige Arbeitszeit eines Vollzeitbeschäftigten hinaus, handelt es sich jedenfalls um zusätzliche Arbeitsstunden, auch wenn diese im Betrieb nicht als „Überstunden“ bezeichnet werden.

Für die Vertragsgestaltung sollten Arbeitgeber deshalb nicht allein mit den Begriffen Überstunden oder Mehrarbeit arbeiten. Besser ist es, ausdrücklich zu regeln, welche Arbeitsstunden erfasst werden, beispielsweise jede auf Anordnung des Arbeitgebers geleistete Arbeit oberhalb der vereinbarten regelmäßigen Wochenarbeitszeit.

Dürfen Arbeitgeber Überstunden einseitig anordnen?

Ein allgemeines Recht des Arbeitgebers, jederzeit und ohne besondere Grundlage Überstunden anzuordnen, besteht nicht. Aus dem arbeitsvertraglichen Weisungsrecht folgt nicht ohne Weiteres, dass der Umfang der vereinbarten Arbeitszeit einseitig erhöht werden darf.

Eine Verpflichtung zur Leistung von Überstunden kann sich insbesondere ergeben aus:

• einer wirksamen Regelung im Arbeitsvertrag,
• einem Tarifvertrag,
• einer Betriebsvereinbarung,
• einer späteren ausdrücklichen Vereinbarung oder
• besonderen Not- und Ausnahmesituationen.

Eine arbeitsvertragliche Klausel sollte daher zunächst festlegen, unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber zusätzliche Arbeit verlangen darf. Dabei muss sie die betrieblichen Interessen berücksichtigen, darf den Arbeitnehmer aber nicht unangemessen benachteiligen.

Eine uneingeschränkte Formulierung, wonach der Arbeitnehmer „jederzeit Überstunden zu leisten hat“, ist problematisch. Rechtssicherer ist eine Regelung, die die Anordnungsbefugnis an einen vorübergehenden betrieblichen Bedarf, die Zumutbarkeit für den Arbeitnehmer und die Einhaltung gesetzlicher sowie kollektivrechtlicher Vorgaben knüpft.

Persönliche Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen

Auch bei einer wirksamen Überstundenregelung muss der Arbeitgeber sein Weisungsrecht nach billigem Ermessen ausüben. Dabei sind die betrieblichen Gründe für die zusätzliche Arbeitsleistung gegen die berechtigten Interessen des Arbeitnehmers abzuwägen.

Eine Rolle spielen können beispielsweise:

• Betreuungspflichten,
• gesundheitliche Einschränkungen,
• bereits genehmigte Freizeit,
• die Dauer der Vorankündigung,
• der Umfang der verlangten Mehrarbeit und
• die bisherige Arbeitsbelastung.

Je kurzfristiger und umfangreicher die Anordnung ist, desto gewichtiger müssen regelmäßig die betrieblichen Gründe sein.

Mitbestimmung des Betriebsrats bei Überstunden

Besteht ein Betriebsrat, kann die vorübergehende Verlängerung der betriebsüblichen Arbeitszeit seiner Mitbestimmung unterliegen. Das betrifft nicht nur die generelle Einführung von Überstunden, sondern grundsätzlich auch die Frage, welche Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen in welchem Umfang zusätzliche Arbeit leisten sollen.

Auch die bewusste Duldung regelmäßig geleisteter Überstunden kann mitbestimmungspflichtig sein. Eine arbeitsvertragliche Klausel ersetzt die erforderliche Beteiligung des Betriebsrats daher nicht.

Wann ist eine Überstundenklausel im Arbeitsvertrag unwirksam?

Arbeitsverträge werden regelmäßig vom Arbeitgeber vorformuliert und unterliegen deshalb der Kontrolle Allgemeiner Geschäftsbedingungen. Vertragsklauseln müssen klar und verständlich formuliert sein und dürfen Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen.

Das Bundesarbeitsgericht hat eine Klausel, nach der „erforderliche Überstunden mit dem Monatsgehalt abgegolten“ sein sollten, für unwirksam gehalten. Aus der Formulierung ergab sich nicht, wie viele Überstunden der Arbeitnehmer ohne zusätzliche Vergütung leisten musste. Damit konnte er bei Vertragsschluss den tatsächlichen Umfang seiner Leistungspflicht nicht erkennen.

Typische unwirksame Formulierungen

Rechtlich problematisch sind insbesondere Klauseln wie:

Mit dem Gehalt sind sämtliche Überstunden abgegolten.

oder:

Notwendige Mehrarbeit ist mit der vereinbarten Vergütung abgegolten.

oder:

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, Überstunden im erforderlichen Umfang ohne zusätzliche Vergütung zu leisten.

Alle drei Varianten lassen offen, wie viele zusätzliche Stunden von der vereinbarten Vergütung erfasst sein sollen. Theoretisch könnte der Arbeitgeber damit einen nicht absehbaren Umfang unbezahlter Arbeit verlangen. Gerade diese Unbestimmtheit führt regelmäßig zur Unwirksamkeit.

Überstunden müssen zahlenmäßig begrenzt werden

Soll ein bestimmter Umfang an Überstunden bereits durch das monatliche Gehalt abgegolten sein, muss der Vertrag eine klare Obergrenze nennen. Dies kann beispielsweise durch eine konkrete Zahl von Stunden pro Woche oder Monat erfolgen.

Der Arbeitnehmer muss anhand des Arbeitsvertrags berechnen können, welche maximale Arbeitszeit der vereinbarten Vergütung gegenübersteht. Das Bundesarbeitsgericht hat eine konkret auf die ersten 20 Überstunden im Monat begrenzte Regelung in einem Einzelfall als hinreichend transparent angesehen. Daraus folgt jedoch nicht, dass 20 Stunden in jedem Arbeitsverhältnis zulässig oder angemessen wären.

Gibt es eine zulässige Grenze von zehn oder 15 Prozent?

Eine allgemeine gesetzliche Grenze, nach der zehn oder 15 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit ohne zusätzliche Vergütung abgegolten werden dürfen, existiert nicht.

Solche Prozentwerte werden in der Vertragspraxis zwar teilweise verwendet. Sie stellen aber keinen rechtssicheren Automatismus dar. Entscheidend ist vielmehr, ob die Klausel

• den Umfang eindeutig festlegt,
• mit der vereinbarten Vergütung vereinbar ist,
• das Mindestlohngesetz beachtet,
• keine unangemessene Benachteiligung bewirkt und
• innerhalb der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten bleibt.

Für die praktische Anwendung ist eine konkrete Stundenangabe meist verständlicher als eine Prozentklausel. Bei einer Regelung von beispielsweise „zehn Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit“ müsste zusätzlich eindeutig geklärt sein, auf welchen Zeitraum sich die Berechnung bezieht und wie Bruchteile behandelt werden.

Müssen Überstunden bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen werden?

Ob Überstunden zusätzlich zu vergüten oder durch Freizeit auszugleichen sind, richtet sich zunächst nach dem Arbeitsvertrag, einem einschlägigen Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

Der Arbeitsvertrag sollte hierzu eindeutig bestimmen:

• welche Überstunden bereits mit dem Gehalt abgegolten sind,
• ab wann ein zusätzlicher Vergütungsanspruch entsteht,
• ob der Ausgleich durch Zahlung oder Freizeit erfolgt,
• wer über die Art und den Zeitpunkt des Ausgleichs entscheidet und
• innerhalb welchen Zeitraums ein Freizeitausgleich stattfinden soll.

Ohne eine solche Regelung entstehen häufig Streitigkeiten darüber, ob der Arbeitnehmer die Auszahlung verlangen kann oder der Arbeitgeber einseitig Freizeitausgleich anordnen darf.

Kein allgemeiner Anspruch auf Überstundenzuschläge

Von der Vergütung der reinen Arbeitsstunde sind Überstundenzuschläge zu unterscheiden. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf einen zusätzlichen prozentualen Zuschlag gibt es nicht.

Ein Anspruch auf Zuschläge kann sich jedoch aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung ergeben. Für Nachtarbeit gelten daneben besondere gesetzliche Ausgleichsregelungen.

Was gilt, wenn der Arbeitsvertrag keine Regelung enthält?

Fehlt eine wirksame Vereinbarung, kann nach § 612 Abs. 1 BGB eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gelten, wenn die zusätzliche Arbeitsleistung den Umständen nach nur gegen Bezahlung zu erwarten war.

Ob eine solche objektive Vergütungserwartung besteht, hängt unter anderem von der Tätigkeit, der Vergütungshöhe, den Branchengepflogenheiten und der Stellung des Arbeitnehmers ab. Es gibt deshalb keinen allgemeinen Grundsatz, wonach jede Überstunde zwingend zusätzlich bezahlt werden muss. In weiten Bereichen des Arbeitslebens wird eine Vergütungserwartung allerdings regelmäßig naheliegen.

Sind Überstunden bei Führungskräften und Großverdienern immer mit dem Gehalt abgegolten?

Nein. Die verbreitete Annahme, bei Führungskräften oder gut verdienenden Arbeitnehmern seien sämtliche Überstunden automatisch mit dem Gehalt abgegolten, ist zu pauschal.

Richtig ist, dass bei Arbeitnehmern mit einer deutlich herausgehobenen Vergütung die objektive Erwartung einer zusätzlichen Bezahlung entfallen kann. Das Bundesarbeitsgericht hat hierbei unter anderem auf eine Vergütung oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung abgestellt. Die Beitragsbemessungsgrenze ist jedoch keine gesetzliche Grenze für die Wirksamkeit von Überstundenklauseln, sondern lediglich ein Kriterium bei der Prüfung, ob ohne ausdrückliche Vereinbarung eine zusätzliche Vergütung erwartet werden durfte.

Auch bei einem hohen Gehalt sollte der Arbeitsvertrag deshalb klar regeln, welcher Umfang der Tätigkeit von der Vergütung erfasst ist. Die Höhe der Vergütung heilt keine unklare Vertragsklausel automatisch.

Leitende Angestellte im rechtlichen Sinne

Nicht jede Führungskraft ist zugleich leitender Angestellter im gesetzlichen Sinne. Hierfür genügt weder eine bestimmte Stellenbezeichnung noch Personalverantwortung im allgemeinen Sprachgebrauch.

Nur ein eng begrenzter Personenkreis leitender Angestellter ist vom Anwendungsbereich des Arbeitszeitgesetzes ausgenommen. Bei den meisten Teamleitungen, Abteilungsleitungen und sonstigen Führungskräften gelten die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen weiterhin.

Wann können Arbeitnehmer die Vergütung von Überstunden verlangen?

Für einen Anspruch auf Überstundenvergütung genügt es nicht, dass der Arbeitnehmer tatsächlich länger im Betrieb anwesend war oder außerhalb der regulären Arbeitszeit E-Mails bearbeitet hat.

Er muss grundsätzlich darlegen und im Streitfall beweisen,

1. an welchen Tagen er von wann bis wann über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat und
2. dass die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der übertragenen Arbeit notwendig waren.

Eine Anordnung liegt vor, wenn der Arbeitgeber ausdrücklich verlangt, dass über die reguläre Arbeitszeit hinaus gearbeitet wird.

Eine Billigung kann gegeben sein, wenn der Arbeitgeber bereits geleistete Überstunden kennt und nachträglich als erforderlich akzeptiert.

Von einer Duldung spricht man, wenn der Arbeitgeber weiß, dass Arbeitnehmer regelmäßig zusätzliche Stunden leisten, und keine geeigneten Maßnahmen ergreift, um dies zu verhindern.

Überstunden können außerdem zurechenbar sein, wenn die zugewiesene Arbeitsmenge innerhalb der regulären Arbeitszeit objektiv nicht zu bewältigen war. Der Arbeitnehmer muss dies allerdings konkret darstellen können.

Welche Bedeutung hat die Arbeitszeiterfassung für Überstunden?

Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System einzurichten und zu verwenden, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Die konkrete Ausgestaltung kann je nach Betrieb unterschiedlich erfolgen.

Die Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber nicht nur eine arbeitsschutzrechtliche Verpflichtung. Sie ermöglicht auch, ungewöhnlich hohe Zeitguthaben frühzeitig zu erkennen und zu klären, weshalb zusätzliche Arbeitsstunden entstehen.

Eine Zeiterfassung allein beweist allerdings noch nicht automatisch, dass sämtliche erfassten Überstunden zu vergüten sind. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bleibt es dabei, dass der Arbeitnehmer zusätzlich die Veranlassung oder Zurechnung der Überstunden zum Arbeitgeber darlegen muss. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verändert die Darlegungs- und Beweislast im Vergütungsprozess nicht.

Arbeitgeber sollten deshalb neben dem Zeiterfassungssystem klare betriebliche Regeln schaffen:

• Wer darf Überstunden anordnen?
• Müssen Überstunden vorher genehmigt werden?
• Wie sind ungeplante Mehrstunden zu melden?
• Wie werden Zeitguthaben kontrolliert?
• Wann und auf welche Weise erfolgt der Ausgleich?

Eine vertragliche Genehmigungspflicht kann die Organisation erleichtern. Sie schützt den Arbeitgeber jedoch nicht zuverlässig, wenn Vorgesetzte die tatsächliche Mehrarbeit kennen, entgegennehmen und dauerhaft dulden.

Welche Grenzen setzt das Arbeitszeitgesetz?

Eine arbeitsvertragliche Überstundenklausel darf nur innerhalb der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen angewendet werden.

Die werktägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt wieder acht Stunden werktäglich eingehalten werden.

Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden zu gewähren. Für bestimmte Branchen bestehen gesetzlich geregelte Abweichungsmöglichkeiten.

Eine Klausel, die einen bestimmten Umfang an Überstunden mit dem Gehalt abgilt, berechtigt den Arbeitgeber daher nicht dazu, diesen Umfang in jedem Monat vollständig auszuschöpfen. Maßgeblich bleiben die tatsächliche tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie die erforderlichen Ausgleichszeiträume.

Wie sollten Überstunden im Arbeitsvertrag geregelt werden?

Eine rechtssichere Vertragsgestaltung sollte die Anordnung und die Vergütung von Überstunden nicht in einem unübersichtlichen Satz miteinander vermischen. Sinnvoll ist eine getrennte Regelung.

Verpflichtung zur Leistung von Überstunden

Zunächst sollte geregelt werden, unter welchen Voraussetzungen der Arbeitnehmer zur Leistung zusätzlicher Arbeit verpflichtet ist.

Eine mögliche Formulierung lautet:

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, auf Anordnung des Arbeitgebers in einem zumutbaren Umfang Überstunden zu leisten, soweit hierfür ein vorübergehender betrieblicher Bedarf besteht. Gesetzliche Arbeitszeitgrenzen, berechtigte Interessen des Arbeitnehmers sowie bestehende Beteiligungsrechte des Betriebsrats bleiben unberührt.

Diese Formulierung begründet noch keine pauschale Abgeltung. Sie regelt lediglich, unter welchen Voraussetzungen Überstunden verlangt werden können.

Abgeltung eines bestimmten Überstundenumfangs

Die Vergütungsregelung könnte hiervon getrennt formuliert werden:

Mit der vereinbarten monatlichen Bruttovergütung sind bis zu [X] angeordnete oder genehmigte Überstunden pro Kalendermonat abgegolten. Darüber hinausgehende angeordnete oder genehmigte Überstunden werden nach Wahl des Arbeitgebers unter Beachtung billigen Ermessens durch bezahlte Freizeit oder zusätzliche Vergütung ausgeglichen.

Die konkrete Zahl kann nicht abstrakt für alle Arbeitsverhältnisse empfohlen werden. Sie muss zur regelmäßigen Arbeitszeit, zur Vergütung, zur Tätigkeit und zur erwartbaren betrieblichen Belastung passen.

Soll der Freizeitausgleich Vorrang haben oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgen, sollte dies ausdrücklich geregelt werden. Ebenso sollte festgelegt werden, wie mit nicht ausgeglichenen Stunden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses umzugehen ist.

Genehmigung und Dokumentation von Überstunden

Ergänzend kann geregelt werden:

Überstunden sind grundsätzlich vor ihrer Leistung durch den zuständigen Vorgesetzten anzuordnen oder zu genehmigen. War eine vorherige Genehmigung aufgrund unvorhersehbarer betrieblicher Umstände nicht möglich, sind die zusätzlich geleisteten Stunden unverzüglich unter Angabe des Grundes mitzuteilen.

Eine solche Regelung schafft klare Prozesse. Sie sollte jedoch auch tatsächlich im Betrieb umgesetzt werden. Werden ungenehmigte Überstunden über längere Zeit widerspruchslos hingenommen, kann sich der Arbeitgeber später nicht ohne Weiteres ausschließlich auf den fehlenden formalen Genehmigungsvermerk berufen.

Welche Risiken entstehen durch unwirksame Überstundenklauseln?

Eine unwirksame Klausel wird grundsätzlich nicht auf ein gerade noch zulässiges Maß reduziert. Die pauschale Abgeltungsregelung entfällt vielmehr, während der Arbeitsvertrag im Übrigen bestehen bleibt.

Für Arbeitgeber können daraus insbesondere folgende Risiken entstehen:

• Nachforderungen auf Vergütung geleisteter Überstunden,
• Sozialversicherungsbeiträge auf nachzuzahlenden Arbeitslohn,
• Verzugszinsen und Prozesskosten,
• Streit über die Höhe bestehender Zeitguthaben,
• Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz,
• Konflikte mit dem Betriebsrat und
• eine uneinheitliche Behandlung vergleichbarer Arbeitnehmer.

Besonders problematisch sind über Jahre verwendete Musterverträge. Ist dieselbe unwirksame Klausel in zahlreichen Arbeitsverträgen enthalten, können sich die finanziellen Risiken entsprechend vervielfachen.

Überstundenregelungen rechtssicher gestalten und Nachzahlungen vermeiden

Eine wirksame Überstundenklausel muss für Arbeitnehmer verständlich machen, unter welchen Voraussetzungen zusätzliche Arbeit verlangt werden kann und wie diese ausgeglichen wird. Pauschale Formulierungen, nach denen sämtliche Mehrarbeit mit dem Gehalt abgegolten ist, schaffen keine Rechtssicherheit, sondern erhöhen das Risiko späterer Nachforderungen.

Arbeitgeber sollten deshalb die Verpflichtung zur Leistung von Überstunden, deren Genehmigung und die Vergütung beziehungsweise den Freizeitausgleich getrennt und eindeutig regeln. Ebenso wichtig ist es, die vertraglichen Vorgaben durch klare betriebliche Prozesse zur Arbeitszeiterfassung und Genehmigung tatsächlich umzusetzen.

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