Low Performance im Arbeitsrecht: Wann liegt eine relevante Minderleistung vor?

Der Begriff „Low Performer“ ist gesetzlich nicht definiert. Im betrieblichen Sprachgebrauch werden damit regelmäßig Arbeitnehmer bezeichnet, deren Arbeitsleistung über einen längeren Zeitraum qualitativ oder quantitativ erheblich hinter der geschuldeten Leistung zurückbleibt.
Nicht jede schwächere Leistung ist jedoch arbeitsrechtlich relevant. Arbeitnehmer schulden grundsätzlich weder Spitzenleistungen noch den wirtschaftlichen Erfolg ihrer Tätigkeit. Der Arbeitsvertrag verpflichtet sie nach § 611a BGB zur Erbringung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit. Anders als bei einem Werkvertrag wird daher im Regelfall kein bestimmtes Ergebnis garantiert.

Das Bundesarbeitsgericht beschreibt die Leistungspflicht mit der bekannten Formel, „der Arbeitnehmer müsse tun, was er soll, und zwar so gut, wie er kann“. Dahinter steht ein individueller Leistungsmaßstab: Der Arbeitnehmer muss seine persönliche Leistungsfähigkeit angemessen ausschöpfen. Er darf sein Leistungsniveau nicht willkürlich selbst bestimmen, muss aber auch nicht automatisch dieselben Ergebnisse erzielen wie der leistungsstärkste oder durchschnittliche Kollege.
Low Performance kann deshalb erst angenommen werden, wenn die tatsächliche Leistung erheblich und dauerhaft von der geschuldeten Leistung abweicht und konkrete Tatsachen darauf hindeuten, dass der Arbeitnehmer seine persönlichen Möglichkeiten nicht angemessen ausschöpft oder die erforderliche Leistungsfähigkeit dauerhaft fehlt.

Quantitative Minderleistung: Wenn die Arbeitsmenge deutlich zu gering ist
Eine quantitative Minderleistung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum erheblich weniger Arbeitsergebnisse erzielt, als unter vergleichbaren Bedingungen zu erwarten wäre.
Je nach Tätigkeit können beispielsweise folgende Kennzahlen herangezogen werden:
– bearbeitete Vorgänge oder Aufträge,
– produzierte Stückzahlen,
– abgeschlossene Projekte,
– durchschnittliche Bearbeitungszeiten,
– betreute Kunden,
– erzielte Umsätze oder
-andere objektiv messbare Arbeitsergebnisse.

Ein Vergleich anhand solcher Kennzahlen ist allerdings nur dann belastbar, wenn die zugrunde liegenden Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen tatsächlich vergleichbar sind. Unterschiedliche Schwierigkeitsgrade, Kundengruppen, Arbeitsmittel, Verantwortungsbereiche oder Erfahrungsstände können die Ergebnisse erheblich beeinflussen.
Eine Vertriebsmitarbeiterin, die überwiegend bestehende Großkunden betreut, kann beispielsweise nicht ohne Weiteres mit einem Kollegen verglichen werden, der einen neuen Markt ohne vorhandenen Kundenstamm aufbauen muss. Ebenso wenig ist der Leistungsvergleich zwischen einem langjährig erfahrenen Mitarbeiter und einem Arbeitnehmer aussagekräftig, der sich noch in der Einarbeitung befindet.

Qualitative Minderleistung: Wenn Fehler und Mängel die Arbeit prägen
Von einer qualitativen Minderleistung spricht man, wenn ein Mitarbeiter zwar eine ausreichende Arbeitsmenge erbringt, die Ergebnisse jedoch regelmäßig fehlerhaft, unvollständig oder nicht verwertbar sind.
Mögliche Anhaltspunkte sind insbesondere:
– wiederkehrende fachliche Fehler,
– unvollständige Arbeitsergebnisse,
– die Missachtung verbindlicher Arbeitsabläufe,
– notwendige Korrekturen durch Kollegen,
– berechtigte Beschwerden von Kunden,
– vermeidbare Schäden oder
– Qualitätsmängel mit erheblichen betrieblichen Folgen.

Bei qualitativen Leistungsmängeln reicht eine rein mathematische Betrachtung regelmäßig nicht aus. Entscheidend sind nicht nur die Zahl der Fehler, sondern auch deren Art, Schwere, Vermeidbarkeit und Auswirkungen.
Ein einzelner Fehler kann bei einer besonders verantwortungsvollen Tätigkeit schwerer wiegen als mehrere geringfügige Ungenauigkeiten. Umgekehrt rechtfertigt eine hohe Zahl kleiner Fehler nicht automatisch arbeitsrechtliche Maßnahmen, wenn vergleichbare Arbeitnehmer bei derselben komplexen oder störanfälligen Tätigkeit ähnliche Fehlerquoten aufweisen.
Das Bundesarbeitsgericht verlangt deshalb bei qualitativen Minderleistungen eine Gesamtbetrachtung. Eine längerfristig deutlich erhöhte Fehlerquote kann zwar darauf hindeuten, dass ein Arbeitnehmer seine Pflichten

Welche Arbeitsleistung konkret geschuldet wird, ergibt sich zunächst aus dem Arbeitsvertrag. Häufig beschreiben Arbeitsverträge die Tätigkeit jedoch nur allgemein und enthalten weder konkrete Stückzahlen noch verbindliche Qualitätsquoten.
In diesem Fall wird die Arbeitspflicht insbesondere durch folgende Faktoren konkretisiert:
– die arbeitsvertraglich vereinbarte Tätigkeit,
– die Stellen- oder Funktionsbeschreibung,
– zulässige Weisungen des Arbeitgebers,
– betriebliche Arbeitsabläufe,
– verbindliche Qualitätsstandards,
wirksam festgelegte Ziele und
– die individuellen Fähigkeiten des Arbeitnehmers.

Der Arbeitgeber darf erwarten, dass der Arbeitnehmer konzentriert, sorgfältig und unter angemessener Nutzung seiner Kenntnisse und Fähigkeiten arbeitet. Ein Arbeitnehmer darf seine Arbeitskraft nicht bewusst zurückhalten oder sein Arbeitstempo beliebig reduzieren. Er schuldet aber auch keine dauerhaft überdurchschnittliche Leistung.
Gerade darin liegt die Schwierigkeit bei Low-Performance-Fällen: Der Arbeitgeber kann regelmäßig nur die objektiv sichtbaren Ergebnisse beurteilen. Ob der Mitarbeiter seine persönliche Leistungsfähigkeit tatsächlich ausschöpft, ist von außen nicht unmittelbar erkennbar.
Deutlich und über einen längeren Zeitraum unterdurchschnittliche Ergebnisse können deshalb ein Hinweis darauf sein, dass der Mitarbeiter vorhandene Leistungsreserven nicht nutzt. Sie sind jedoch nicht automatisch der Beweis für eine Pflichtverletzung. Der Arbeitnehmer kann beispielsweise aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen, unzureichender Arbeitsmittel oder besonders schwieriger Aufgaben trotz angemessener Anstrengung geringere Ergebnisse erzielen.

Welche Bedeutung hat die Ein-Drittel-Grenze?
Im Zusammenhang mit quantitativer Minderleistung wird häufig von einer Ein-Drittel-Grenze gesprochen. Danach kann eine erhebliche Minderleistung vorliegen, wenn ein Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum deutlich mehr als ein Drittel hinter der Durchschnittsleistung vergleichbarer Arbeitnehmer zurückbleibt.
Diese Grenze ist kein gesetzlich festgelegter Schwellenwert. Sie ist auch kein Automatismus, nach dem eine Kündigung wirksam wäre, sobald der Mitarbeiter weniger als rund zwei Drittel der durchschnittlichen Leistung erreicht.

Die Rechtsprechung verwendet die erhebliche und langfristige Abweichung vielmehr als Anhaltspunkt im Rahmen der abgestuften Darlegungslast. Legt der Arbeitgeber nachvollziehbar dar, dass der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum deutlich mehr als ein Drittel unter der Leistung einer geeigneten Vergleichsgruppe liegt, muss der Arbeitnehmer näher erläutern, weshalb er trotz dieser Abweichung seine persönliche Leistungsfähigkeit ausschöpft.
Dabei können insbesondere gesundheitliche Einschränkungen, das Alter, eine unzureichende Einarbeitung, eine ungleiche Aufgabenverteilung oder andere betriebliche Bedingungen eine Rolle spielen. Trägt der Arbeitnehmer solche Umstände plausibel vor, muss sich der Arbeitgeber damit konkret auseinandersetzen.

Das Landesarbeitsgericht Köln hat 2022 eine verhaltensbedingte Kündigung bestätigt, nachdem ein Kommissionierer über einen längeren Zeitraum deutlich mehr als ein Drittel hinter der Durchschnittsleistung vergleichbarer Arbeitnehmer zurückgeblieben war, zuvor einschlägig abgemahnt worden war und keine tragfähige Erklärung für seine Ergebnisse darlegen konnte. Auch diese Entscheidung beruhte jedoch auf einer detaillierten Prüfung der Vergleichsgruppe, der Arbeitsbedingungen und der vorangegangenen Abmahnungen.
Bei qualitativen Minderleistungen lässt sich die Ein-Drittel-Grenze regelmäßig nicht sinnvoll anwenden. Dort kommt es stärker auf die konkrete Fehlerzahl, die Art der Fehler und deren betriebliche Folgen an.

Wie können Arbeitgeber Low Performance objektiv feststellen?
Eine belastbare Bewertung beginnt mit der Frage, welche Leistung der Mitarbeiter tatsächlich zu erbringen hatte. Erst wenn die geschuldete Tätigkeit und die konkreten Anforderungen feststehen, kann ein sinnvoller Soll-Ist-Vergleich vorgenommen werden.
Arbeitgeber sollten dabei nicht ausschließlich auf die Einschätzung der direkten Führungskraft zurückgreifen. Subjektive Wahrnehmungen können durch persönliche Konflikte, unterschiedliche Führungsstile oder einzelne besonders auffällige Vorfälle beeinflusst sein.
Besser ist eine Kombination aus nachvollziehbaren Arbeitsergebnissen, geeigneten Vergleichsdaten und konkret dokumentierten Beobachtungen.

1. Eine geeignete Vergleichsgruppe bilden
Sollen die Ergebnisse des Mitarbeiters mit anderen Beschäftigten verglichen werden, muss die Vergleichsgruppe sorgfältig ausgewählt werden. Die bloße Übereinstimmung der Stellenbezeichnung reicht nicht immer aus.
Zu berücksichtigen sind insbesondere:
– Art und Schwierigkeit der Aufgaben,
– Berufserfahrung und Einarbeitungsstand,
– Arbeitszeit und tatsächliche Einsatzdauer,
– technische Ausstattung,
– Kunden- oder Projektstruktur,
– besondere Zusatzaufgaben,
– körperliche oder fachliche Anforderungen sowie
– betriebliche Störungen und sonstige äußere Einflüsse.

Arbeitgeber sollten dokumentieren, welche Beschäftigten in den Vergleich einbezogen wurden und weshalb deren Arbeitsbedingungen miteinander vergleichbar sind. Beschäftigte mit völlig anderen Aufgaben oder besonderen Leistungseinschränkungen dürfen den Durchschnitt nicht verzerren.
Gerade bei automatisiert erzeugten Leistungsstatistiken muss außerdem geprüft werden, ob die zugrunde liegenden Daten tatsächlich aussagekräftig sind. Ein System kann zwar Bearbeitungszeiten oder Stückzahlen erfassen, bildet aber nicht zwingend ab, dass einzelne Aufträge besonders schwierig, fehleranfällig oder zeitaufwendig waren.

2. Einen ausreichend langen Beobachtungszeitraum wählen
Einzelne Fehler oder kurzfristige Leistungsschwankungen reichen für die Feststellung einer dauerhaften Minderleistung grundsätzlich nicht aus. Jeder Mitarbeiter kann vorübergehend schwächere Phasen haben, etwa aufgrund besonders komplexer Aufgaben, ungewöhnlicher Arbeitsbelastung oder persönlicher Belastungen.
Eine gesetzliche Mindestdauer für die Beobachtung gibt es nicht. Der Zeitraum muss so gewählt werden, dass zufällige Schwankungen weitgehend ausgeschlossen werden können.

Bei täglich wiederkehrenden und objektiv messbaren Tätigkeiten kann sich innerhalb einiger Monate eine belastbare Grundlage ergeben. Bei längerfristigen Projekten, kreativen Tätigkeiten oder Führungsaufgaben kann dagegen ein deutlich längerer Zeitraum erforderlich sein.
Entscheidend ist nicht die möglichst lange Sammlung negativer Beispiele. Entscheidend ist, ob die Dokumentation ein realistisches und ausgewogenes Bild der Arbeitsleistung vermittelt.

Arbeitsrechtliche Maßnahmen sollten nicht vorschnell an die Stelle betrieblicher Lösungen treten. Ergibt die Ursachenanalyse, dass eine Verbesserung realistisch möglich ist, kommen beispielsweise folgende Maßnahmen in Betracht:
– eine vertiefte Einarbeitung,
– fachliche Schulungen,
– klarere Arbeitsanweisungen,
– regelmäßige Feedbackgespräche,
– technische oder organisatorische Unterstützung,
– eine Anpassung der Aufgabenverteilung,
– eine Versetzung auf einen besser geeigneten Arbeitsplatz oder
– ein strukturierter Verbesserungsplan.

Welche Maßnahme sinnvoll ist, hängt von der konkreten Ursache ab. Fehlende Fachkenntnisse lassen sich möglicherweise durch eine Schulung beheben. Unklare Zuständigkeiten erfordern dagegen organisatorische Entscheidungen. Beruht die Leistungsschwäche auf fehlender Eignung für eine bestimmte Aufgabe, kann eine Versetzung geeigneter sein als die wiederholte Aufforderung, dieselbe Tätigkeit schneller auszuführen.

Performance Improvement Plan bei Minderleistung
Ein Performance Improvement Plan, kurz PIP, kann den Verbesserungsprozess strukturieren. Gesetzlich vorgeschrieben ist ein solcher Plan nicht. Er kann jedoch helfen, Erwartungen, Unterstützungsmaßnahmen und die weitere Entwicklung transparent zu dokumentieren.
Ein sinnvoller Verbesserungsplan sollte enthalten:
– die konkret festgestellten Leistungsdefizite,
– die künftig erwartete Leistung,
– nachvollziehbare und realistische Ziele,
– die angebotenen Unterstützungsmaßnahmen,
– einen angemessenen Überprüfungszeitraum,
– regelmäßige Feedbacktermine und
– einen Hinweis auf mögliche arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Der Plan darf nicht lediglich dazu dienen, eine bereits beschlossene Kündigung formal vorzubereiten. Werden bewusst unerreichbare Ziele gesetzt, fehlt es an einer fairen Verbesserungschance. Dies kann nicht nur die Akzeptanz des Verfahrens zerstören, sondern auch die rechtliche Position des Arbeitgebers schwächen.

Zielvorgaben realistisch und nachvollziehbar gestalten
Zielvorgaben können bei Low Performance sinnvoll sein, wenn sie die bislang eher allgemein beschriebenen Erwartungen konkretisieren. Sie müssen jedoch zur Tätigkeit passen, objektiv nachvollziehbar und unter den tatsächlichen Arbeitsbedingungen erreichbar sein.

Ein Ziel ist nicht bereits deshalb angemessen, weil einzelne besonders leistungsstarke Mitarbeiter es erreichen. Maßgeblich ist, ob es unter normalen Bedingungen mit angemessenem Einsatz erreichbar ist.Zudem sollte klar unterschieden werden, ob ein Ziel gemeinsam vereinbart oder vom Arbeitgeber einseitig vorgegeben wird. Die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen und möglichen Folgen können sich unterscheiden.Für die Bewertung einer Minderleistung eignen sich Zielvorgaben

Eine Abmahnung kommt in Betracht, wenn der Mitarbeiter eine konkrete arbeitsvertragliche Pflicht vorwerfbar verletzt hat und sein Verhalten künftig ändern kann.
Bei Low Performance setzt dies voraus, dass der Arbeitnehmer objektiv besser leisten könnte, seine Fähigkeiten jedoch nicht angemessen einsetzt. Kann er die geforderte Leistung trotz ausreichender Anstrengung nicht erbringen, ist eine Abmahnung grundsätzlich nicht das geeignete Mittel.

Die Abmahnung muss die Pflichtverletzung konkret bezeichnen. Dazu gehören insbesondere:
– der betroffene Zeitraum oder Vorfall,
– die geschuldete Aufgabe,
– das tatsächlich erzielte Ergebnis,
– die konkrete Leistungsabweichung,
– die Aufforderung zu künftig vertragsgemäßer Leistung und
– der Hinweis auf mögliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung.

Eine allgemeine Abmahnung wegen „dauerhaft unzureichender Leistung“ ist regelmäßig zu unbestimmt. Der Mitarbeiter muss erkennen können, welche konkrete Verhaltensänderung von ihm erwartet wird.
Eine gesetzlich festgelegte Zahl erforderlicher Abmahnungen gibt es nicht. Ob eine Abmahnung genügt oder weitere Pflichtverletzungen abgewartet werden müssen, richtet sich nach Art, Schwere und Dauer der Leistungsdefizite.

Eine Kündigung wegen dauerhafter Minderleistung ist möglich, arbeitsrechtlich aber anspruchsvoll. Sie setzt zunächst voraus, dass die Leistungsmängel erheblich sind und voraussichtlich auch künftig fortbestehen.
Entscheidend ist außerdem, ob der Arbeitnehmer nicht besser leisten will oder nicht besser leisten kann. Davon hängt ab, ob eine verhaltensbedingte oder eine personenbedingte Kündigung in Betracht kommt.

Verhaltensbedingte Kündigung: Der Mitarbeiter könnte besser leisten
Eine verhaltensbedingte Kündigung kommt in Betracht, wenn der Arbeitnehmer objektiv in der Lage wäre, eine bessere Leistung zu erbringen, seine persönliche Leistungsfähigkeit aber vorwerfbar nicht ausschöpft.
Der Arbeitgeber muss insbesondere darlegen können,
– welche Leistung konkret geschuldet war,
– wie erheblich und dauerhaft die tatsächliche Leistung davon abwich,-
– weshalb der Mitarbeiter objektiv besser leisten konnte,
– weshalb ihm die Minderleistung vorwerfbar war,
– dass eine einschlägige Abmahnung erfolgt ist und
– dass keine mildere Maßnahme eine ausreichende Verbesserung erwarten ließ.

Eine verhaltensbedingte Kündigung dient nicht der Bestrafung vergangener Schlechtleistungen. Sie setzt vielmehr die Prognose voraus, dass auch künftig mit vergleichbaren Pflichtverletzungen zu rechnen ist. Deshalb ist regelmäßig zunächst eine einschlägige Abmahnung erforderlich.

Personenbedingte Kündigung: Der Mitarbeiter kann nicht besser leisten
Eine personenbedingte Kündigung kann zu prüfen sein, wenn der Mitarbeiter trotz angemessener Anstrengung dauerhaft nicht über die erforderliche Leistungsfähigkeit verfügt.
Mögliche Ursachen können fehlende fachliche oder persönliche Eignung oder dauerhafte gesundheitliche Einschränkungen sein.
Erforderlich sind regelmäßig:
– eine negative Prognose hinsichtlich der weiteren Leistungsentwicklung,
– eine erhebliche Beeinträchtigung betrieblicher oder wirtschaftlicher Interessen,
– das Fehlen geeigneter milderer Maßnahmen,
– keine zumutbare Weiterbeschäftigungsmöglichkeit und
– eine umfassende Abwägung der Interessen beider Seiten.

Eine nur geringfügige qualitative oder quantitative Minderleistung genügt nicht. Die Leistung muss die berechtigte Erwartung des Arbeitgebers an das Verhältnis von Arbeit und Vergütung so erheblich unterschreiten, dass ein Festhalten am unveränderten Arbeitsvertrag nicht mehr zumutbar ist.
Eine Abmahnung ist bei fehlender Leistungsfähigkeit grundsätzlich nicht zielführend. Wer eine bestimmte Leistung objektiv nicht erbringen kann, wird hierzu nicht allein durch die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen befähigt.

Mildere Maßnahmen vor der Kündigung prüfen
Die Kündigung ist regelmäßig nur zulässig, wenn kein milderes Mittel besteht. Je nach Ursache und Tätigkeit können insbesondere folgende Alternativen zu prüfen sein:
– eine zusätzliche Einarbeitung,
– eine fachliche Schulung,
– organisatorische Unterstützung,
– eine Anpassung der Arbeitsabläufe,
– eine Versetzung,
– eine Änderung des Aufgabenbereichs oder
– eine einvernehmliche Vertragsänderung.

Der Arbeitgeber muss keinen Arbeitsplatz schaffen, den es bislang nicht gibt. Besteht jedoch eine geeignete freie Beschäftigungsmöglichkeit, kann diese einer Beendigungskündigung entgegens

Im Kündigungsschutzverfahren trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die Tatsachen, auf die er die Kündigung stützt.
Er muss zunächst möglichst konkret darlegen, welche Leistungsmängel bestanden haben. Bei quantitativen Minderleistungen kann dies durch einen nachvollziehbaren Vergleich mit den Ergebnissen geeigneter Vergleichspersonen erfolgen.

Der Arbeitgeber muss dabei erklären können,
– wie die Leistungswerte ermittelt wurden,
– welcher Zeitraum betrachtet wurde,
– welche Beschäftigten zur Vergleichsgruppe gehörten,
– weshalb diese Beschäftigten vergleichbar waren und
– in welchem Umfang der betroffene Arbeitnehmer vom Durchschnitt abwich.
Hat der Arbeitgeber eine erhebliche und längerfristige Abweichung schlüssig dargestellt, muss der Arbeitnehmer näher erläutern, weshalb er trotz der unterdurchschnittlichen Ergebnisse seine persönliche Leistungsfähigkeit ausgeschöpft hat.

Er kann beispielsweise auf gesundheitliche Einschränkungen, besonders schwierige Aufgaben, technische Probleme oder eine unzureichende Einarbeitung verweisen. Trägt der Arbeitnehmer solche Umstände plausibel vor, muss der Arbeitgeber darauf eingehen und sie gegebenenfalls widerlegen.
Bei qualitativen Minderleistungen muss der Arbeitgeber die konkreten Fehler vortragen. Eine bloße Gesamtzahl genügt nicht immer. Auch Art, Schwere, Folgen und Vermeidbarkeit der Fehler können entscheidend sein.