Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber: Das müssen Sie unbedingt beachten

Das Wichtigste in Kürze:

• Ein Aufhebungsvertrag kann eine sinnvolle Alternative zur Kündigung sein, insbesondere wenn Kündigungsrisiken bestehen oder eine schnelle und planbare Trennung gewünscht ist.
• Eine Abfindung ist oft Teil eines Aufhebungsvertrages. Auch wenn eine Abfindung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, wird sie häufig Bestandteil eines Aufhebungsvertrages sein. Sie ist der Preis für die einvernehmliche Einigung.
• Nicht nur die Abfindung zählt: Freistellung, Resturlaub, Bonus, Dienstwagen und weitere Vergütungsbestandteile können die Gesamtkosten der Trennung erheblich beeinflussen.
• Die Verhandlungsstrategie sollte vor dem ersten Gespräch feststehen. Arbeitgeber sollten insbesondere wissen, welche Alternative bei einer Ablehnung des Angebots besteht.
• Der Aufhebungsvertrag muss schriftlich geschlossen werden. Ein Aufhebungsvertag setzt Schriftform im Sinne einer Originalunterschrift beider Parteien voraus . Anderenfalls führt dies zur Unwirksamkeit des Vertrages.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Aufhebungsvertrag?
2. Wann ist ein Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber sinnvoll?
3. Aufhebungsvertrag oder Kündigung: Was ist für Arbeitgeber besser?
4. Muss der Arbeitgeber bei einem Aufhebungsvertrag eine Abfindung zahlen?
5. Wie hoch sollte die Abfindung bei einem Aufhebungsvertrag sein?
6. Wie bereiten Arbeitgeber die Verhandlung über einen Aufhebungsvertrag vor?
7. Wie führt man das Gespräch über einen Aufhebungsvertrag?
8. Was muss in einem Aufhebungsvertrag geregelt werden?
9. Welche Form muss ein Aufhebungsvertrag haben?
10. Was gilt bei Freistellung und Resturlaub?
11. Kann ein Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag widerrufen?
12. Welche Rolle spielt eine mögliche Sperrzeit beim Arbeitslosengeld?
13. Wie lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden?
14. FAQ zum Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber
15. Unser Praxistipp

Ein Mitarbeiter soll das Unternehmen verlassen, die Voraussetzungen für eine Kündigung sind aber nicht eindeutig. Das ist, wie so oft in der Praxis, eher der Regelfall als die Ausnahme. Wir bewegen uns in einer rechtlichen Grauzone. Die Trennungsentscheidung ist dennoch gefallen und eine Lösung muss her.

In dieser Situation ist eine schnelle und planbare Trennung häufig sinnvoller als ein langwieriges und mit Risiken verbundenes Kündigungsschutzverfahren. Ein Aufhebungsvertrag kann für Arbeitgeber dann eine gute Alternative zur Kündigung sein.

Entscheidend ist allerdings, die Verhandlung richtig vorzubereiten. Denn ein Aufhebungsvertrag kann noch so gut gestaltet sein: Wenn Vorbereitung und Kommunikation im Vorfeld nicht stimmen, kommt es möglicherweise gar nicht erst zum Abschluss. Anders als eine Kündigung setzt der Aufhebungsvertrag nämlich das Einverständnis beider Seiten voraus. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einigen. Umso wichtiger ist es, die Verhandlung strategisch vorzubereiten und das Gespräch offen, transparent und fair zu führen.

Was ist ein Aufhebungsvertrag?

Ein Aufhebungsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, mit der beide Seiten einvernehmlich die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt vereinbaren.

Der entscheidende Unterschied zur Kündigung: Eine Kündigung wird einseitig ausgesprochen und benötigt keine Zustimmung des Arbeitnehmers. Gegen eine Kündigung kann der Arbeitnehmer allerdings innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben und deren Wirksamkeit gerichtlich überprüfen lassen.

Ein Aufhebungsvertrag setzt dagegen die Zustimmung beider Parteien voraus. Haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Vereinbarung wirksam geschlossen, endet das Arbeitsverhältnis zu dem darin festgelegten Zeitpunkt. Eine Kündigungsschutzklage gegen die Beendigung gibt es dann nicht.

Für Arbeitgeber liegt darin einer der wesentlichen Vorteile des Aufhebungsvertrags: Der Beendigungszeitpunkt steht verbindlich fest und das mit einer Kündigung verbundene Prozessrisiko kann vermieden werden. Gleichzeitig können die Parteien weitere Punkte der Trennung , etwa Abfindung, Freistellung, Resturlaub, Bonus oder Arbeitszeugnis, unmittelbar mitregeln.

Wann ist ein Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber sinnvoll?

Ein Aufhebungsvertrag ist vor allem dann interessant, wenn er gegenüber einer Kündigung einen konkreten rechtlichen, wirtschaftlichen oder organisatorischen Vorteil bietet.

Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Voraussetzungen einer Kündigung nicht eindeutig vorliegen, Leistungsdefizite oder Pflichtverletzungen nicht ausreichend dokumentiert wurden oder ein Kündigungsschutzverfahren vermieden werden soll.

Ein weiterer Vorteil: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können den Beendigungszeitpunkt grundsätzlich frei vereinbaren und zahlreiche Punkte der Trennung unmittelbar mitregeln: von der Freistellung über die Abfindung bis zum Arbeitszeugnis.

Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Aufhebungsvertrag automatisch die bessere oder günstigere Lösung ist.

Entscheidend ist vielmehr die Frage:

Welche Lösung erreicht das gewünschte Trennungsziel mit einem sinnvollen Verhältnis aus Kosten, Zeit und Rechtssicherheit?

Arbeitgeber wünschen sich in der Praxis vor allem Planungssicherheit, kalkulierbare Kosten und gerade keine langwierigen und kostspieligen Gerichtsverfahren. In solchen Konstellationen kann ein Aufhebungsvertrag eine zügige und verbindliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses ermöglichen, deren wirtschaftliche Folgen bereits im Vorfeld weitgehend kalkuliert werden können.

Aufhebungsvertrag oder Kündigung: Was ist für Arbeitgeber besser?

Der wesentliche Unterschied liegt zunächst auf der Hand: Eine Kündigung ist eine einseitige Erklärung des Arbeitgebers, die mit Zugang beim Arbeitnehmer erst einmal Wirkung entfaltet. Ob sie später auch „rechtlich hält“ ist wiederum eine andere Frage. Eine Kündigung setzt, sofern das Kündigungsschutzgesetz anwendbar ist, einen tragfähigen Kündigungsgrund voraus. Außerdem besteht das Risiko einer Kündigungsschutzklage.

Darauf kommt es beim Aufhebungsvertrag nicht an. Beide Parteien stimmen einvernehmlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu, ohne das es einer Begründung bedarf. Der Arbeitgeber benötigt lediglich die Zustimmung des Mitarbeiters.

Der Aufhebungsvertrag bietet daher deutlich mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Ein Beendigungstermin kann individuell vereinbart werden, eine Kündigungsfrist muss nicht zwingend ausgeschöpft werden und auch Fragen wie Freistellung, Abfindung, Bonus, Resturlaub oder Zeugnis können abschließend geregelt werden.

Aus Arbeitgebersicht sollte deshalb regelmäßig zunächst geprüft werden, welche Trennungsvariante ist am sinnvollsten. Würde eine Kündigung rechtlichen Bestand haben?

Diese Einschätzung bestimmt maßgeblich die eigene Verhandlungsposition.

Ist eine Kündigung rechtlich gut vorbereitet und voraussichtlich durchsetzbar, besteht häufig weniger Anlass, eine Abfindung anzubieten. Ist die Kündigung dagegen mit erheblichen Risiken verbunden, kann die Planungssicherheit eines Aufhebungsvertrags wirtschaftlich deutlich wertvoller sein.

Muss der Arbeitgeber bei einem Aufhebungsvertrag eine Abfindung zahlen?

Bei einem frei verhandelten Aufhebungsvertrag besteht grundsätzlich kein automatischer Anspruch auf eine Abfindung.

In der Praxis ist die Abfindung allerdings häufig der entscheidende Anreiz für den Mitarbeiter, einer einvernehmlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses zuzustimmen. Daher beinhalten nahezu alle Aufhebungsverträge eine finanzielle Entschädigung in Form einer Abfindung.

Wie hoch ein sinnvolles Angebot ist, hängt vom konkreten Fall ab. Relevant sind insbesondere die Erfolgsaussichten einer möglichen Kündigung, die Dauer der Kündigungsfrist und Betriebszugehörigkeit, die Vergütung, ein möglicher besonderer Kündigungsschutz sowie das Prozess- und Annahmeverzugsrisiko.

Auch die Interessen des Mitarbeiters spielen eine Rolle. Wer bereits eine neue Stelle in Aussicht hat, bewertet ein Angebot möglicherweise anders als ein Arbeitnehmer, der mit einer längeren Arbeitslosigkeit rechnen muss.

Wie hoch sollte die Abfindung bei einem Aufhebungsvertrag sein?

Eine gesetzlich festgelegte Abfindungshöhe gibt es beim frei ausgehandelten Aufhebungsvertrag nicht.

Häufig wird als erste Orientierung folgende Formel verwendet:

0,5 Bruttomonatsgehälter × Beschäftigungsjahre

Diese sogenannte Regelformel ist jedoch nicht mehr als ein Ausgangspunkt. Sie sagt wenig darüber aus, welcher Betrag im konkreten Fall wirtschaftlich sinnvoll oder tatsächlich verhandelbar ist.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter verdient 6.000 Euro brutto monatlich und ist seit zehn Jahren beschäftigt. Nach der häufig verwendeten Formel ergäbe sich eine Abfindung von 30.000 Euro brutto.

Für Arbeitgeber wäre es allerdings zu kurz gedacht, nur diese 30.000 Euro zu betrachten. Wird der Mitarbeiter zusätzlich sechs Monate unter Fortzahlung seiner Vergütung freigestellt, kommen bereits 36.000 Euro Bruttovergütung hinzu. Dazu können Bonusansprüche, Dienstwagen, Resturlaub oder andere Leistungen kommen.

Entscheidend sind deshalb immer die Gesamtkosten der Trennung nicht allein die Abfindung.

Wie bereiten Arbeitgeber die Verhandlung über einen Aufhebungsvertrag vor?

Eine erfolgreiche Verhandlung beginnt nicht mit dem Vertragsentwurf, sondern mit einer klaren internen Strategie.

Vor dem ersten Gespräch sollten Arbeitgeber insbesondere festlegen:

1. Was ist das konkrete Trennungsziel? Soll der Mitarbeiter kurzfristig ausscheiden, bis zum Ende der Kündigungsfrist weiterarbeiten oder unmittelbar freigestellt werden?
2. Was passiert, wenn der Mitarbeiter ablehnt? Kommt dann eine Kündigung in Betracht? Oder müssen zunächst weitere Maßnahmen wie eine Abmahnung, Dokumentation von Leistungsmängeln oder eine Versetzung erfolgen?
3. Wie belastbar wäre eine Kündigung? Welche Tatsachen können im Streitfall bewiesen werden und welche rechtlichen Risiken bestehen?
4. Wie groß ist der finanzielle Spielraum? Sinnvoll sind ein Ausgangsangebot, ein realistisches Verhandlungsziel und eine intern festgelegte Obergrenze.
5. Welche Punkte sind nicht verhandelbar? Das können etwa der Beendigungszeitpunkt, eine geordnete Übergabe, die Rückgabe von Arbeitsmitteln oder bestimmte Geheimhaltungspflichten sein.
6. Wer führt die Gespräche mit dem Mitarbeiter? Aus der Erfahrung können wir sagen, dass die gut vorbereitete Kommunikation hier der Schlüssel zu, Erfolg ist.

Gerade dieser Schritt wird in der Praxis häufig unterschätzt. Wer ohne klare Alternative und ohne festgelegten Verhandlungsrahmen in das Gespräch geht, schwächt die eigene Position unnötig.

Wie führt man das Gespräch über einen Aufhebungsvertrag?

Das Gespräch sollte klar, sachlich und gut vorbereitet geführt werden. Der Arbeitgeber darf erklären, weshalb er eine Trennung anstrebt und,  sofern dies rechtlich tatsächlich in Betracht kommt, auch eine mögliche Kündigung thematisieren.

Problematisch wird es, wenn unzulässiger Druck aufgebaut oder mit Maßnahmen gedroht wird, für die keine belastbare Grundlage besteht.

Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu das Gebot fairen Verhandelns entwickelt. Ein Aufhebungsvertrag kann angreifbar sein, wenn die Entscheidungsfreiheit des Arbeitnehmers durch die konkrete Verhandlungssituation in unzulässiger Weise beeinträchtigt wurde.

Arbeitgeber sollten deshalb insbesondere keine bewusst geschaffene Überrumpelungssituation ausnutzen, keine offensichtlich unvertretbare Kündigung androhen und keine falschen Angaben über rechtliche oder wirtschaftliche Folgen machen.

Eine feste gesetzliche Bedenkzeit besteht nicht. Je nach Situation kann es aber sinnvoll sein, dem Mitarbeiter Gelegenheit zu geben, das Angebot zu prüfen oder sich beraten zu lassen. Das reduziert häufig auch das Risiko späterer Auseinandersetzungen über das Zustandekommen des Vertrags.

Sprechen Sie transparent mit dem Mitarbeiter über die Trennungsabsicht und die wesentlichen Rahmenbedingungen eines möglichen Aufhebungsvertrags. Dabei müssen im ersten Gespräch noch nicht sämtliche Einzelheiten abschließend verhandelt werden. Im Gegenteil: Zu viele Regelungspunkte auf einmal können den Mitarbeiter schnell überfordern und eine sachliche Verhandlung eher erschweren.

Häufig ist es sinnvoller, zunächst die beabsichtigte Trennung und die grundsätzlichen Konditionen zu besprechen und dem Mitarbeiter anschließend einen Vertragsentwurf mitzugeben oder diesen im Nachgang zukommen zu lassen. Auf dieser Grundlage können Abfindung, Freistellung, Resturlaub, Zeugnis und weitere Einzelheiten in einem nächsten Schritt konkret besprochen und verhandelt werden.

Was muss in einem Aufhebungsvertrag geregelt werden?

Der konkrete Inhalt hängt immer von der jeweiligen Trennungssituation ab. Einige Punkte sollten Arbeitgeber jedoch regelmäßig prüfen.

Dazu gehören insbesondere:

• der genaue Beendigungszeitpunkt, in der Regel entsprechend der Kündigungsfrist
• ggf. eine vorzeitige Beendigungsmöglichkeit bei langer Kündigungsfrist (sog. Sprinterklausel)
• eine mögliche Abfindung und deren Fälligkeit,
• die Vergütung bis zur Beendigung,
• eine widerrufliche oder unwiderrufliche Freistellung,
• Resturlaub und Zeitguthaben,
• Bonus, Tantiemen oder Provisionen,
• Rückgabe von Laptop, Mobiltelefon, Dienstwagen und sonstigen Arbeitsmitteln,
• das Arbeitszeugnis,
• gegebenenfalls Geheimhaltungs- oder Wettbewerbsregelungen sowie
• eine abschließende Ausgleichs- oder Erledigungsklausel.

Gerade bei Führungskräften oder Mitarbeitern mit variabler Vergütung sollte ein Standardmuster deshalb nicht ungeprüft übernommen werden.

Welche Form muss ein Aufhebungsvertrag haben?

Ein Aufhebungsvertrag muss schriftlich geschlossen werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.

Schriftform bedeutet dabei tatsächlich die eigenhändige Unterschrift beider Parteien auf dem Originaldokument , also die klassische Unterschrift mit „nasser Tinte“. Eine Vereinbarung per E-Mail, ein lediglich eingescannter Vertrag oder eine ausschließlich elektronische Signatur reichen nicht aus.

Gerade bei inzwischen weitgehend digitalen HR-Prozessen wird diese formale Voraussetzung schnell übersehen. Fehlt die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform, ist der Aufhebungsvertrag unwirksam.

Was gilt bei Freistellung und Resturlaub?

Soll der Mitarbeiter bis zum vereinbarten Beendigungsdatum nicht mehr arbeiten, muss die Freistellung eindeutig geregelt werden.

Insbesondere sollte feststehen, ob die Freistellung widerruflich oder unwiderruflich erfolgt und ob vorhandener Resturlaub und Zeitguthaben während der Freistellung eingebracht werden sollen.

Auch der Umgang mit Bonusansprüchen, anderweitigem Verdienst und die Nutzung des Dienstwagens bis zum Beendigungszeitpunkt kann klärungsbedürftig sein.

Pauschale Formulierungen bergen hier unnötiges Streitpotenzial. Arbeitgeber sollten deshalb möglichst konkret festlegen, welche Ansprüche durch die Freistellung erfüllt werden und welche daneben bestehen bleiben.

Kann ein Arbeitnehmer einen Aufhebungsvertrag widerrufen?

Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer einen wirksam geschlossenen Aufhebungsvertrag nicht einfach widerrufen, nur weil er seine Entscheidung später bereut.

Angreifbar kann die Vereinbarung jedoch beispielsweise bei einer widerrechtlichen Drohung, arglistigen Täuschung, einem Formmangel oder einer Verletzung des Gebots fairen Verhandelns sein.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Nicht nur der Vertrag selbst sollte rechtssicher formuliert sein. Auch die Art und Weise, wie die Vereinbarung zustande kommt, kann später entscheidend sein.

Welche Rolle spielt eine mögliche Sperrzeit beim Arbeitslosengeld?

Ein Aufhebungsvertrag kann für den Arbeitnehmer Auswirkungen auf den Bezug von Arbeitslosengeld haben und eine Sperrzeit von bis zu 12 Wochen auslösen. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitnehmer für diesen Zeitraum dann kein Arbeitslosengeld erhält.

Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit den Aufhebungsvertrag unter Beachtung der Vorgaben der Agentur für Arbeit so zu gestalten, dass Arbeitnehmende nicht von einer Sperrzeit betroffen sind. Hier kommt es insbesondere auf die Einhaltung der Kündigungsfrist, den Beendigungsgrund und die Höhe der Abfindung an. Dies sollte bereits im Vorfeld mit dem jeweiligen Mitarbeiter transparent kommuniziert werden.

Eine Garantie, dass keinesfalls eine Sperrzeit eintritt, sollte der Arbeitgeber hingegen nicht abgeben.

Wie lassen sich spätere Streitigkeiten vermeiden?

Die meisten Probleme entstehen nicht deshalb, weil überhaupt kein Vertrag geschlossen wurde, sondern weil einzelne wirtschaftlich wichtige Punkte offenbleiben oder zu pauschal geregelt werden.

Aus meiner Beratungspraxis sind deshalb drei Dinge besonders wichtig:

Erstens: Die Kündigungsalternative sollte geprüft sein, bevor das erste Angebot auf dem Tisch liegt.

Zweitens: Nicht nur die Abfindung, sondern die gesamten Trennungskosten müssen betrachtet werden.

Drittens: Der Vertrag sollte die konkrete Situation wirklich abschließend regeln, insbesondere Freistellung, Urlaub, variable Vergütung, Zeugnis und offene Ansprüche.

Ein guter Aufhebungsvertrag ist deshalb mehr als ein Vertragsmuster. Er ist das Ergebnis einer rechtlichen und wirtschaftlichen Trennungsstrategie und muss stets nach den individuellen Bedürfnissen gestaltet werden.

FAQ zum Aufhebungsvertrag für Arbeitgeber

Unser Praxistipp: Erst die Kündigungsalternative prüfen, dann über die Abfindung sprechen

Ein Aufhebungsvertrag kann für Arbeitgeber eine sehr gute Möglichkeit sein, ein Arbeitsverhältnis planbar und rechtssicher zu beenden. Ob er tatsächlich die bessere Lösung als eine Kündigung ist, hängt aber von der jeweiligen Ausgangssituation ab.

Vor dem ersten Gespräch sollten Arbeitgeber deshalb drei Fragen beantworten:

• Wie belastbar wäre eine Kündigung?
• Was kostet die Trennung insgesamt?
• Welche Punkte müssen geregelt werden, damit nach der Unterschrift kein neuer Streit entsteht?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich beurteilen, welcher Verhandlungsrahmen sinnvoll ist.

Aufhebungsvertrag rechtssicher vorbereiten und verhandeln

Unsere Fachanwälte für Arbeitsrecht beraten Arbeitgeber und Unternehmen, HR- und Personalverantwortliche sowie Geschäftsführer und Führungskräfte bei der Vorbereitung und Verhandlung von Aufhebungsverträgen: von der Bewertung einer möglichen Kündigung über die Verhandlungsstrategie bis zur rechtssicheren Gestaltung der Vereinbarung.

Sie erwägen, einem Mitarbeiter einen Aufhebungsvertrag anzubieten? Sprechen Sie uns möglichst vor dem ersten Personalgespräch an. So können Kündigungsrisiken, Verhandlungsspielraum und die wirtschaftlichen Folgen der Trennung von Beginn an gemeinsam bewertet werden.